Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
466 ■ 5. Levéltártan tárba. A törvény rendelkezései értelmében, amennyiben a felszámoló is megszűnnék, iratanyagát az illetékes közlevéltárban helyezik el. A gazdálkodó szervek nem csupán saját irattáraikban őrizhetik meg iratanyagukat, hanem bérirattározás keretében is. A bérirattározást a hatályos jogszabályok nem tiltják, de a megbízónak és a megbízottnak a levéltári törvény vonatkozó rendelkezéseit egyaránt be kell tartania a maradandó értékű iratok védelmét, illetve levéltári átadását érintően. A levéltári gyűjtőterületi munkában azt tapasztaljuk, hogy nemcsak a gazdálkodó szervezeteknél, hanem a közfeladatot ellátó szerveknél is egyre nagyobb teret nyer a bérirattárolás. A levéltárosok fokozott figyelemmel kísérik az itt folyó iratkezelést, hiszen a gazdasági társaságok bizonytalan pénzügyi helyzete miatt óriási veszélyt jelent a maradandó értékű iratok pusztulása (vö. a 4.7.2. pontban írtakkal). A gyűjtőterületi munka fontos részét képezi a szervekkel való állandó kapcsolattartás, amely lehetőleg személyes jó viszony kialakítását is jelenti. A levéltár szolgáltató funkciójából következik, hogy bármilyen iratkezelési kérdésben szaktanácsot ad az illetékességébe tartozó szerveknek. így például egy új iratkezelési rendszerre való áttérésnél, a megfelelő szervezeti struktúra kialakításánál, a munkaszervezés ésszerűsítésénél vagy az irattárak kialakításánál és felszerelésénél is szívesen kikérik a levéltárak tanácsát. A levéltárak alapvető érdeke, hogy már az iratkezelés folyamatának kezdetén jelen legyenek, és folyamatosan figyelemmel kísérjék a munkát. 5.2. AZ IRATANYAG FELDOLGOZÁSA 5.2.1. Rendszerezés és rendezés A rendszerezés és a rendezés két közelálló, gyakran szinonimaként használt fogalom. Az elhatárolásuk nem könnyű feladat - nem is mindig indokolt -, jól mutatja ezt Ember Győző Levéltári terminológiai lexikona, ahol a következő definíciókat olvashatjuk. Rendszerezés: „A rendezés leglényegesebb fázisa, amelynek során a levéltári intézmények megállapítják a levéltári anyag rendszerét, azaz meghatározzák, hogy a levéltári anyagot miként tagolják részekre, és hogy a tagolás során kialakult részeket miként csoportosítják, milyen rendszerbe foglalják.” Rendezés: „A levéltári intézményeknek arra irányuló tevékenysége, hogy az őrizetükben lévő levéltári anyagot (...) kisebb-nagyobb részekre tagolják, és az így kialakított részeket csoportosítsák, azok egymáshoz való viszonyát kialakítsák, helyét az illető levéltári intézmény egész levéltári anyagán belül meghatározzák.” A rendszerezés tisztán intellektuális művelet, amelynek során kialakítjuk a rendszert. Bár különböző szintű irategyütteseket rendszerezhetünk, ezt a fogalmat általában fond- vagy annál magasabb szintű irategyüttesek szerkezetének kialakításánál használjuk. Ennek megfelelően a rendezés kifejezés fondok vagy annál ki
