Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
5.1. A levéltárak gyűjtőterületi munkája ■ 459 átfogó, a szerv teljes működése során keletkezett iratokról vagy egy meghatározott szervezeti egység iratainak selejtezéséről van-e szó, illetve hogy a keletkezett iratok az 1958-as vagy az 1969-es jogszabály hatálya alá tartoznak-e. A levéltári törvény a közfeladatot ellátó szerv kötelezettségévé teszi, hogy irattári anyagának selejtezhető részét az irattári tervben megjelölt irattári őrzési idő letelte után az illetékes közlevéltár engedélyével kiselejtezze. A selejtezés előkészítése a szerv feladata, amelyhez a hatályos irattári tervek teremtik meg a megfelelő alapot. A selejtezés rendszeres időközönkénti elvégzése az irattárakban több szempontból is szükségszerű (erről lásd a 4.8.7. pontot). Emellett természetesen az iratképző szervet felügyelő levéltárnak is alapvető érdeke, hogy az iratképző rendszeresen selejtezze az iratait, aminek eredményeként elkülönülnek a tartós (levéltári) megőrzést igénylő iratok. Az iratselejtezés végrehajtását az iratok értékelése előzi meg. Ennek során megállapítjuk az iratok értékét abból a szempontból, hogy közülük melyek érdemesek levéltári megőrzésre, és melyeket lehet selejtezni. A selejtezés maga az értékelés elvégzése utáni munka, az értékelés eredményeként végrehajtható (technikai jellegű) feladat. Tételszámok alkalmazása esetén az értékelés gyakorlatilag már az irattári terv megszületésekor végbemegy, az ebben megszabott őrzési idő letelte után - általában - értékelésre már kevéssé van szükség, legfeljebb annak ellenőrzésére, hogy megfelelően történt-e az iratok tételekbe sorolása. Az irattárakban folyó selejtezés szabályait, a selejtezési eljárás menetét, rendjét egy adott iratképző szervnél a hatályos iratkezelési szabályzatnak kell tartalmaznia, az irattári tételek címeit, azok rendszerét pedig az iratkezelési szabályzat mellékletét képező irattári tervnek, ahol az azonos irattári tételbe tartozó iratoknak azonos az őrzési ideje. Selejtezést az irattárban csak megfelelően előkészített, rendezett anyagban lehet végezni. A selejtezés lehet egyszerű, mechanikus folyamat, amelynek során az iratanyagból csak a külső jelek alapján könnyen felismerhető értéktelen iratokat, például meghívókat, borítékokat, tértivevényeket vagy az egynél több példányban meglévő iratdarabokat selejtezik ki. Ugyanígy mechanikusan történik az irattári anyagból az irattáridegen anyagok, például a közlönyök, könyvek, prospektusok, nyomtatványok kiemelése. Az iratértékeléshez kötött selejtezés már az iratok belső tartalmi jellemzői alapján történik. A közfeladatot ellátó szerveknél is gyakran előfordul, hogy olyan iratokat kívánnak selejtezni, amelyeket iktattak ugyan, de tételszámot már nem kaptak. Ebben az esetben a szervnek helyre kell állítania az eredeti irattári rendet. Iktatott iratok esetében ez azt jelenti, hogy az iratokat éveken belül az iktatószámok sorrendjében kell elhelyezni. Fel kell mérni az irathiányokat, iratpusztulásokat is, mivel ezek módosíthatják a megmaradt iratok értékét. Amennyiben a szerv nem rendelkezik az adott időszakra hatályos irattári tervvel, és nem lehetséges az ott feltüntetett tételszámok alá besorolni az iratokat, utólag kell kialakítani egy témakörjegyzéket. Ezt a jegyzéket a szervre vonatkozó hatásköri szabályok segítségével kell elkészíteni. A nem iktatott iratokról ügyviteli segédlet hiányában szintén az adott szerv
