Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
460 ■ 5. Levéltártan ügyköreit szervezeti egységenként feltüntető külön jegyzéket kell készíteni, amelyben állagonként (szervezeti egységek), sorozatonként, tárolási egységenként lesz feltüntetve az iratok tárgya, évköre. Úgy is fogalmazhatunk, hogy a selejtezés konkrét megkezdését az iratok tárgyi rendezése előzi meg. A selejtezési munka első, előkészítő lépése a selejtezési felelős kijelölése, a selejtezési bizottság megalakítása, valamint az illetékes közlevéltár értesítése. A bizottság tagjai a selejtezési munkát ténylegesen végző dolgozók, akiknek ismerniük kell az adott szerv felépítését, működését, ügyvitelét, az államigazgatásban vagy a gazdasági életben betöltött szerepét, helyét, a selejtezésre vonatkozó előírásokat, valamint az iratok politikai, gazdasági, tudományos és egyéb értékét. (Igaz, ha fentebb említett, tételekbe sorolt anyagot selejteznek, a feladatuk mechanikus jellegű.) A bizottság legalább három tagból áll, célszerű, ha közöttük van annak a szervezeti egységnek a képviselője is, amelynek az anyagát selejtezik. A bizottság feladatkörébe tartozik, hogy az illetékes levéltár képviselőjével felvegye a kapcsolatot, és a selejtezés megkezdése előtt tisztázzák a vitás kérdéseket. Hivatalosan a munka megkezdése előtt 30 nappal értesíteni kell a levéltárat a selejtezés kezdő időpontjáról. A közlevéltár előzetes értesítésére azért van szükség, mivel így a levéltárnak lehetősége nyílik arra, hogy a selejtezés szempontjait megadja. A selejtezési bizottság zavartalan munkájához megfelelő helyiséget kell rendelkezésre bocsátani, amennyiben az irattár helyisége a selejtezés lebonyolítására nem alkalmas. A selejtezéskor egyenként át kell vizsgálni az egyes témakörökön belül az iratokat, el kell végezni a rossz besorolások javítását. Figyelembe kell venni azt is, hogy egyes iratok a szerv többi szervezeti egységének iratanyagában megismétlődnek (tükröződnek). A kiselejtezés tényét az iktatott iratok esetében kötelező az iktatókönyv megfelelő rovatába bejelölni „S” jellel. A nem iktatott iratoknál ugyanezt a jelet az irattári nyilvántartásba szükséges bevezetni. A selejtezés tényének rögzítésével lényegében lezárul a selejtezés irattári munkája. Ezt követően a selejtezési felelősnek a munkáról, annak minden lényeges mozzanatáról jegyzőkönyvet kell felvennie két példányban, amelyet a munkában részt vevő minden személynek alá kell írnia. A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a szerv nevét, a selejtezést végző és azt a szerv részéről ellenőrző személyek nevét, a selejtezés megkezdésének és befejezésének időpontját, az iratok elbírálásához alapul vett jogszabály vagy irattári terv címét és számát, a selejtezés alá vont iratanyag tételszámát, megnevezését, évkörét és terjedelmét, a kiselejtezett iratanyag megnevezését, évkörét, terjedelmét. Tárgyilag rendezett iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvben a tárgyi csoportok megnevezése szerepel. A selejtezés történhet a kézi irattárban, ahol az 1-5 évig megőrzendő iratokat kell kiselejtezni a központi irattárba történő átadás előtt. A kézi irattárban általában teljes tételek kiselejtezésére kerül sor. A központi irattárnak átadott, tartósabb megőrzést igénylő iratok selejtezését az irattári tervben meghatározott őrzési idő letelte után - általában ötévenként - kell elvégezni.
