Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
458 ■ 5. Levéltártan zik. A levéltári törvényben előírt követelmények és az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, személyi és technikai feltételek biztosításáért a közfeladatot ellátó szerv vezetője a felelős. A levéltár az ellenőrzés során tapasztaltakról két példányban jegyzőkönyvet vesz fel, amelyben tételesen értékeli az iratkezelés, irattározás gyakorlatát, és javaslatot tesz az esetleges hibák kijavítására. Az ellenőrzés tapasztalatait összefoglalóan tartalmazó levelét megküldi a szerv vezetőjének. A nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákra és hiányosságokra felhívja a szerv vezetőjének figyelmét, megszüntetésükre javaslatot tesz, és egyben határidőt is megállapít. Ha a szerv nem intézkedik, a levéltár szabálysértési eljárás indítása céljából megkeresheti a felügyeleti szervet, vagy maga is kezdeményezheti a szabálysértési eljárás megindítását. 5.1.4. A selejtezések ellenőrzése A gyűjtőterületi munka egyik legtöbb figyelmet igénylő része a szerveknél folyó selejtezés elbírálása. (Az irattári selejtezést részletesen leírja a 4.8.7. pont.) A levéltárak a szerveknél folyó selejtezési munkát csak a XX. század második felétől ellenőrizhették. Elsőként az 1950. évi 29. törvényerejű rendelet és a selejtezési eljárást részletesen szabályozó 185/1951. MT rendelet írta elő az irattári anyag egységes szempont szerinti selejtezését. Az egységesítés mellett a rendeletek legnagyobb érdeme az volt, hogy lehetővé tette a levéltárak részvételét az irattári selejtezésben: véleményt nyilváníthattak az általuk átveendő iratok kiválasztásának kérdésében. A selejtezés levéltári ellenőrzését a 45/1958. (VII. 30.) kormányrendelet biztosította. Előírta a selejtezési jegyzőkönyv kötelező adatait, és fontos előrelépés volt, hogy a selejtezés megkezdésekor a selejtezési bizottságnak értesítenie kellett a levéltárat a munka megkezdéséről. A jogszabályi előírás célja az volt, hogy azoknál a szerveknél, ahol a tapasztalatok szerint nagy mennyiségben keletkeztek levéltári anyagok, a selejtezés teljes menetét végigkísérhesse a levéltáros. így lehetősége nyílt az iratanyag előzetes átnézésére, a selejtezést végzőkkel történő konzultációra és a selejtezési jegyzőkönyv elkészítésében való közreműködésre. Az 1958-at követő időszakban azért is szükség volt a selejtezés alapos ellenőrzésére, mivel a selejtezés a minisztériumok és az országos főhatóságok által kiadott ügykörjegyzékek alapján történtek. Az ügykörjegyzékek ugyan kevesebb teret adtak az irattárosi szubjektivitásnak, azonban az alkalmazásuk nehézkes volt, és nem vette figyelembe a tükröződő iratok problémáját, így az ezek alapján folyó selejtezés nagy levéltárosi odafigyelést igényelt. Az 1969. évi 27. törvényerejű rendelet nyomán megszülető irattári tervek már az irat keletkezésekor lényegében elvégezték az iratértékelést, így a selejtezési munkát jelentősen megkönnyítették. A levéltáros a selejtezési jegyzőkönyvet záradékolhatta a beküldött jegyzőkönyv alapján és helyszíni ellenőrzés után. Az ellenőrzés megválasztásakor a levéltár mérlegelte, hogy tapasztalatai szerint az adott szervnél általában mennyi levéltári anyag keletkezik,
