Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
5.1. A levéltárak gyűjtőterületi munkája ■ 457 A levéltárak először az 1969. évi 27. tvr. rendelkezése alapján kaptak jogosultságot az illetékességükbe tartozó szervek irattári rendjének átfogó ellenőrzésére. Az ellenőrzéssel szemben támasztott szakmai követelményeket a Levéltárak Ügyviteli Szabályzata írta elő. A szabályzat alapján a levéltáros ellenőrizte az iratkezelési szabályzatban előírtak végrehajtását, a nyilvántartott szervek feladatkörében, ügykörbeosztásában, szervezetében bekövetkező változásokat és a helyes iratkezelés ellátásához szükséges reális személyi és dologi feltételek megteremtését. A levéltárak ellenőrzésre vonatkozó igazgatási jogosultságát erősítette, hogy a levéltár által feltárt hiányosságok javítása elmaradásának esetében a levéltár jelentést tehetett a Levéltári Igazgatóságnak. A levéltárak iratkezeléssel kapcsolatos szaktudása iránti növekvő igényt a LÜSZ azon rendelkezése is mutatja, amely szerint a levéltár felkérésre részt vehet a nyilvántartott szervek vagy ezek felügyeleti szerve által elrendelt, iratkezelés rendjét érintő vizsgálatban. A levéltári törvény 2005. évi módosítása alapvető változást hozott az iratkezelés ellenőrzésével kapcsolatos szemléletben. A törvénymódosítás indoklása szerint az egyre tömegesebbé váló iratképzés korszakában már nem elegendő a levéltáraknak főként a maradandó értékű iratok fennmaradása biztosítása érdekében végzett irat- kezelési ellenőrzése és alkalmi szaktanácsadása. Az iratkezelés és ügyvitel megszervezésével összefüggő szabályozási, szabványosítási, az iratok teljes életciklusát nyomon követő tevékenység (records management) kormányzati feladattá vált. A kormányzati feladatot a 335/2005. (XII. 29.) kormányrendeletben (módosítva239/2007. [IX. 12.] kormányrendelet) részletesen szabályozott jogosultsággal a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (KIF) és a közigazgatási hivatalok látják el. A kormányrendelet értelmében a KIF és a közigazgatási hivatalok is részt vesznek az iratkezelés ellenőrzésében. Az ellenőrzések a közlevéltárakkal egyeztetett ütemterv szerint történnek, és nem érintik a közlevéltárak ellenőrzési jogosultságait szabályozó jogszabályi előírásokat. A levéltár az ellenőrzés során azt tekinti át, hogy a közfeladatot ellátó szerv vezetője eleget tesz-e a levéltári törvényben előírt kötelezettségeinek. A szerv köteles a hozzá érkezett és az általa készített iratokat az érkezés, illetve a keletkezés időpontjában nyilvántartásba venni, a nyilvántartását és az ahhoz kapcsolódó segédleteket levéltári célra is használható módon vezetni. Köteles az iratait az irattári terv megfelelő tételébe besorolni, a tétel jelét az iraton feltüntetni és azt a nyilvántartásba bejegyezni. Az irattári tétel megállapítása az érdemi ügyintéző feladata. A közfeladatot ellátó szerv ezenkívül köteles gondoskodni arról is, hogy a nála keletkező nem selejtezhető iratok készítésekor azok tartós megőrzését lehetővé tevő eszközöket, anyagokat és eljárásokat alkalmazzon. A szerv kötelezettsége, hogy az elintézett ügyek iratait - az irattári terv szerinti rendszerezés és válogatás pontosságának ellenőrzése mellett - irattárában elhelyezze, és azok szakszerű és biztonságos megőrzéséről, valamint használatra bocsátásáról gondoskodjon. Külön szabályt ír elő a levéltári törvény az elektronikus nyilvántartó program alkalmazásáról is, iktatásra kizárólag olyan szoftver alkalmazható, amely megfelel a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendeletben meghatározott előírásoknak (lásd a 7.8.5. pontot), és tanúsítvánnyal rendelke
