Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
456 ■ 5. Levéltártan érdekből történő őrzésének idejét ugyanis az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztériumban működő Kormányzati Iratkezelési Felügyelet állapítja meg. A szabályzatnak tartalmaznia kell az iratok selejtezésének, valamint levéltárba adásának részletes szabályait. A levéltári törvény 2007. évi módosítása külön bekezdésben mondja ki, hogy az irattári terv az iratkezelési szabályzat szerves részét képezi, annak kötelező melléklete, így az elfogadási rendje - kivéve az állami és helyi önkormányzati intézmények meghatározott csoportja részére kiadott egységes irattári terveket - nem válik el az iratkezelési szabályzattól. Minden irattári terv összeállításánál alapvető követelmény, hogy a szervre vonatkozó szervezeti és hatásköri szabályok alapján minden ügyet be lehessen sorolni egy ügykörcsoportba. Az előforduló ügykörök alapján meg kell határozni az iratok tárgyi csoportokba (tételekbe) sorolásának lehetőségeit. Az irattári terv rovatai az irattári tételszám, a tétel tárgyának megnevezése, az irattári megőrzési idő (években) és a levéltárba adás ideje. Az irattári tételszám az egyes iratcsoportok azonosításához használható jelzőszám, amely számokból vagy számok-betűk kombinációjából áll. Meghatározza a tárgykörbe tartozó irat besorolását, az irattári rendszerben elfoglalt helyét. A 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet részletesen szabályozza a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésével szemben támasztott követelményeket. Az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek levéltári jóváhagyása során alapvető szempont, hogy a jogszabályi előírásoknak megfelelően alkossák meg a közfeladatot ellátó szervek szabályzatait. A kormányrendelet mind a papíralapú, mind pedig az elektronikus iratkezelésre vonatkozó előírásokat tartalmazza. A szerveknek az iratkezelési szabályzatuk elkészítése során a náluk folyó gyakorlatnak megfelelően kell választaniuk az elektronikus és a papíralapú szabályozás között. A közfeladatot ellátó szerveken túl a levéltári törvény a tartós állami tulajdonú, társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok részére is előírja, hogy kötelesek iratkezelésüket az illetékes közlevéltárral egyetértésben szabályozni. 5.1.3. Az iratkezelés és az irattári munka ellenőrzése Az iratkezelés rendszerében bekövetkező változást a szervnek át kell vezetnie az iratkezelési szabályzatában, a módosított szabályzatot pedig véleményezésre meg kell küldenie az illetékes közlevéltárnak. A hatályos levéltári törvény az iratkezelés levéltár által történő ellenőrzését is elrendelte a nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében. A törvény kimondja, hogy az ellenőrzés során a levéltár képviselője az iratkezelői és irattári helyiségbe beléphet, az iratokba - az államtitkot és szolgálati titkot tartalmazó iratok kivételével - és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja. Az iratkezelés rendjének ellenőrzéséről a levéltárnak előzetesen írásban kell értesítenie az ellenőrzendő szerv vezetőjét.
