Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

5. Levéltártan

5.1. A levéltárak gyűjtőterületi munkája ■ 453

más szervbe olvad be, úgy iratait annak irattárában kell elhelyezni. Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, akkor az irattári anyagot csak tételenként szabad elosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó kérelmeket másolattal vagy kölcsönzéssel lehet megoldani. Az irattári tételek megosztásához az illetékes közlevéltár egyetértése szükséges, illetve a szervek közötti iratátadásról készült jegyzőkönyvet meg kell küldeni a levéltárnak. A szerv megszűnésével és maradandó értékű iratainak teljes körű átvételével a szervdosszié lezárul, és anyaga átkerül a fonddossziéba.

A levéltáraknak a szervnyilvántartást naprakészen kell vezetniük, azonban az 1989-1990-es átalakulás óta állandóan napirenden lévő közigazgatási átalakulás ezt nagyon megnehezíti. A levéltár az iratkezelés-ellenőrzések, a Magyar Közlönyben, illetve a tárcaközlönyökben közzétett jogszabályok és közlemények, a szervek honlapján közzétett információk alapján követheti a szervek jogállásában és működésében bekövetkezett változásokat.

5.1.2. Az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek véleményezése

Mint arról a korábbiakban is szó volt (4.5.1. pont), az iratkezelési szabályzatok készítését valamennyi szerv (állami hatóságok, hivatalok, intézmények, intézetek, vállalatok, szövetkezetek, társadalmi és más jogi személyek) számára az 1969. évi 27. tvr. és az annak végrehajtására kiadott 30/1969. (IX. 2.) kormányrendelet írta elő. Ez utóbbi melléklete tartalmazta az iratkezelés szabályozásának irányelveit. Ezen irányelvek leszögezték, hogy a miniszterek és az országos hatáskörű szervek vezetői a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben adják ki saját minisztériumuk, illetve főhatóságuk iratkezelési szabályzatát, a felügyeletük alá tartozó, azonos jellegű, illetve szintű szervek egységes iratkezelési szabályzatát, valamint a felügyeletük alá tartozó egyéb szervek minta iratkezelési szabályzatait. A mintaszabályzat alapján készítették el az érintett szervek egyedi iratkezelési szabályzatukat. A rendelkezések értelmében az állami szervek iratkezelésének felügyeletét a művelődésügyi (később kulturális) miniszterrel egyetértésben az illetékes miniszter, a tanácsszervek esetében pedig a Minisztertanács Tanácsi Hivatalának elnöke látta el.

Egységesen szabályozta - többek között - a 8/1973. (TK 51.) MT TH utasítás a tanácsi szervek iratkezelését 1974. január 1-jei hatállyal. Az igazságügyi szervek (Igazságügyi Minisztérium, bíróságok, a miniszter felügyelete alatt álló más szervek) irattári kezelésének és selejtezésének új, egységes szabályozását a 108/1971. (IK 8.) IM utasítás tartalmazta, míg az ügyészi szervek iratainak kezelését és selejtezését a legfőbb ügyész 1972-ben szabályozta. Egységes iratkezelési szabályzatot kaptak a Magyar Nemzeti Bank, az Országos Takarékpénztár, az Állami Biztosító, a Központi Statisztikai Hivatal stb. területi szervei, de említhetjük ilyen vonatkozásban az általános- és szakközépiskolákat, gimnáziumokat is.

Mintaszabályzatot adott ki 1971-ben - többek között - a pénzügyminiszter és