Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
454 ■ 5. Levéltártan az egészségügyi miniszter a felügyeletük alá tartozó költségvetési szervek, a gazdasági minisztériumok a vállalatok és egyéb szervek számára. A szövetkezetek irat- kezelési mintaszabályzatait az országos érdek-képviseleti szervekkel egyetértésben a művelődésügyi miniszter, a társadalmi szervezetek és egyéb jogi személyek irat- kezelési szabályzatát országos szerveik a művelődésügyi miniszter javaslata, illetve jóváhagyása alapján adták ki. A szabályzatok és mintaszabályzatok elkészítéséhez a Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Osztálya 1970-ben tájékoztató segédletet adott ki. Ez a segédlet - az irányelvekhez hasonlóan - meglehetősen szabad kezet adott a szabályzatok készítőinek és a szerveknek azzal kapcsolatban, hogy iratkezelésüket hogy rendezzék be. Csupán azt közölte, hogy mely kérdéseket szükséges szabályozni a dokumentumban. Meg kellett határozni az iratkezelés szervezetét, amely lehetett központosított, osztott vagy vegyes, az iratok nyilvántartásba vételét, az iktatás módját (sorszámos, alszámos, alapszámos, főíajstromszámos, együttes nyilvántartási és mutató- zási rendszerű, nyilvántartási dossziérendszerű). Szólni kellett az iratkezelés menetéről (szignálás, kiadmánytervezet készítése, kiadmányozás, elküldés), valamint az irattározás, selejtezés, végül a levéltárnak történő átadás munkálatairól. Az iratkezelési szabályzat fontos és kötelező melléklete az irattári terv volt, amely az érintett szerv vagy szervek ügyintézése során előforduló ügykörök alapján határozta meg az iratok tárgyi csoportokba, tételekbe sorolásának lehetőségeit. A levéltárak az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek esetében egyetértési joggal rendelkeztek, amit illetékességüknek megfelelően gyakoroltak (lásd a 4.5. alfejezetet). Az 1995. évi levéltári törvény iratkezelési szabályzatok és irattári tervek készítését csak a közfeladatot ellátó szervek esetében tette kötelezővé. A 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet előírta ezeknek a szerveknek, hogy az érvényben lévő iratkezelési szabályzataikat 2007. január 1-jéig az új szabályozásnak megfelelően módosítsák. A jogszabály meghatározza azt is, hogy az irattári terv tételeit évente felül kell vizsgálni, másrészt szabályként rögzíti, hogy új iratkezelési szabályzatot csak az adott év első napján lehet bevezetni. Az egyedi és egységes iratkezelési szabályzatok és irattári tervek hatálybalépésének feltétele, hogy az illetékes közlevéltár egyetértsen annak bevezetésével. A törvény szabályozza azt is, hogy a közlevéltár egyetértési joga az irattári tételek kialakításával, a nem selejtezhető irattári tételek kijelölésével, a nem selejtezhető iratok levéltári használatát befolyásoló előírásokkal összefüggő kérdésekre terjed ki. A levéltári törvény 2007. évi módosítása új szabályokat állapított meg az irat- kezelési szabályzatok jóváhagyási rendjével kapcsolatban. Az egyedi iratkezelési szabályzatok bevezetéséhez az illetékes közlevéltár egyetértése szükséges, kivéve a központi államigazgatási szerveket, amelyek esetében a Magyar Országos Levéltárral, illetve az illetékes szaklevéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel kell egyeztetni. Az egységes iratkezelési szabályzatok hatálybalépéséhez szintén a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter, valamint a Magyar Országos Levéltár, illetve az illetékes szaklevéltár egyetértése
