Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
452 ■ 5. Levéltártan mát, hatálybalépésének időpontját, levéltári véleményezésének időpontját, az irat- kezelési szabályzattól tapasztalt eltéréseket. Rögzíteni kell az iratkezelés rendszerét (centralizált, decentralizált, vegyes), számítógép alkalmazását az iratkezelés folyamatában, az alkalmazott szoftver megnevezését és gyártóját, bevezetésének időpontját. Decentralizált és vegyes iktatás esetén nyilván kell tartani az iktatási helyek számát, fel kell sorolni az iktatást végző szervezeti egységeket és egyéb elkülönülő nyilvántartásokat. Ismerni kell a szerv iktatási rendszerét (sorszámos, alszámos, gyűjtőszámos, alapszámos, együttes nyilvántartási és mutatózási vagy nyilvántartásos dossziérendszerű), az iktatószámok megkülönböztetésének jelrendszerét. Nyilván kell tartani, hogy vannak-e iktatásra nem kerülő, az irattári tervben nem szereplő irategyüttesek, nyilvántartások, adatbázisok. Vizsgálni kell az iktató- és mutatókönyvek szabályszerű megnyitását, hitelesítését, lezárását, kinyomtatását. Szerepeljen a nyilvántartásban, hogy milyen időközönként adják át az iratokat az operatív irattárak a központi irattárnak, az irattározáskor használják-e az irattári tételszámokat, milyen irattári nyilvántartásokat vezetnek, illetve használnak. Rögzíteni kell az évente keletkező iktatott ügyiratok számát, a selejtezéssel kapcsolatos gyakorlatot (végeznek-e selejtezést az iratanyagban, figyelembe veszik-e selejtezéskor az irattári tervben feltüntetett őrzési időket), az utolsó selejtezés időpontját, jogszabályi alapját, levéltári jóváhagyásának időpontját. A nyilvántartás tartalmazza az irattárakban lévő maradandó értékű, levéltárnak átadandó iratanyag megnevezését, évkörét, terjedelmét. Az elektronikus iratoknál az előző adatokon túl még nyilvántartandó, hogy az irat elektronikusan keletkezett-e, vagy digitalizált iratról van szó, a kimeneti fájlformátumokat és az adathordozót is. Nyilván kell tartani a szervnél lévő védett levéltári anyag megnevezését és tárolásának körülményeit. Fel kell mérni a szervnél lévő irattárak állapotát. A nyilvántartás mellett a gyűjtőterületi munka fontos segédeszköze a szervdosz- szié, amelyet minden szerv számára külön kell megnyitni. Az új szerv megalakulásakor és nyilvántartásba vételekor kap egy nyilvántartási számot, amelyet a nyilvántartó program generál a szerv számára, és ami a szerv egyedi azonosítója lesz. A program minden számot csak egyszer oszt ki, tehát a megszűnt és törölt szervek nyilvántartási számait nem lehet újra kiosztani. A szervdosszié tartalmazza az iratkezelés-ellenőrzések során felvett jegyzőkönyveket, az ezzel kapcsolatos levelezést, az iratkezelési szabályzatokat és irattári terveket, a szervek működésére vonatkozó egyéb szabályzatokat (szmsz, ügyrend stb.), a selejtezési jegyzőkönyveket és a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról készült jegyzőkönyveket. A szervdossziéba kerülnek a szervek közötti iratátadásokról készült jegyzőkönyvek is. A levéltári törvény 1997. évi módosítása rendelkezett a közfeladatot ellátó szerv megszűnése, más szervbe történő beolvadása, feladatkörének módosulása esetén követendő teendőkről. Eszerint a közfeladatokat ellátó szerv megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelkező szerv köteles az érintett szerv irattári anyagának további biztonságos őrzéséről, használhatóságáról gondoskodni. Amennyiben a közfeladatot ellátó szerv
