Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
5. Levéltártan
5.1. A levéltárak gyűjtőterületi munkája • 451 latot, hogy a XX. század végének közigazgatásában az állandóan átalakuló hatáskörök és feladatkörök következtében kivitelezhetetlen, hogy a levéltárak minden egyes szerv esetében elvégezzék az értékhatár-vizsgálatot. A jogszabály fő szabályként azt írja elő, hogy a szervnyilvántartásba a közfeladatot ellátó szervek kerülhetnek be, azonban tesz egy kivételt is, ugyanis kimondja, hogy a szervnyilvántartás kiterjedhet azokra a nem közfeladatot ellátó szervekre is, amelyekkel a közlevéltár maradandó értékű irattári anyaguk rendszeres átvételéről megállapodást kötött. A jogszabály szerint ezeknek a szerveknek az iratkezelését a közlevéltár a megállapodásban foglaltak szerint felügyeli. A működő szervvel kapcsolatos gyakorlati munkát elősegítendő, a LÜSZ alapján szervnyilvántartó és fondtörzslapot kellett vezetni, amely a szerv elérhetőségével kapcsolatos adatokat, a szerv levéltári anyagát jelentő fondok törzsszámát, valamint a levéltári ellenőrzések időpontját és az ellenőrzések tapasztalatait tartalmazta. A nyilvántartás gerincét a szervdosszié adta, amelyet külső fonddossziénak is neveztek. A szervdosszié tartalmazta a szervek iratkezelési rendjével és az irattári selejtezéssel kapcsolatos összes iratot. A levéltárak a szervdossziékat fondok szerinti rendben, illetve területi vagy ágazatonkénti rendszerezésben vezethették. A többségük az ágazatok szerinti rendszerezést választotta, a megyei levéltárak pedig először városok és községek szerint csoportosították, majd azt követően alakították ki az ágazati rendet. A hatályos rendelet alapján a szervdossziékat a közlevéltár a gyakorlati igényeknek megfelelően rendszerezi, és rendszerbeli helyüknek megfelelő sorszámmal látja el. A gyakorlat azt mutatja, hogy a közigazgatás állandó változása ma már áttekinthetetlenné tenné a szervdossziék ágazatonkénti csoportosítását, így legcélszerűbb a szervek megalakulása szerinti mechanikus rend alkalmazása. A gyűjtőterületi munka alapnyilvántartása az 1969-es törvényerejű rendelet alapján elkészített szervkataszter. A NKÖM-rendelet értelmében a szervnyilvántartást elektronikus formában kell vezetni. Ehhez 2006-ban elkészült a közlevéltárak számára kifejlesztett E-Archívum, amely önálló szervnyilvántartó modult tartalmaz (lásd a 7.5.1. és a 7.5.2.2. pontokat). A szervnyilvántartásban nyilvántartandó fontosabb adatok körét a NKÖM-rendelet írja elő a közlevéltárak számára. Eszerint a nyilvántartásnak tartalmaznia kell a szervre vonatkozó alapadatokat: a szerv nevét, korábbi névváltozatait, ezek használatának (kezdetének és végének) időpontját, a szerv székhelyét, elérhetőségeit, az iratkezelést végző szervezeti egység megnevezését. A szerv szervezetére és működésére vonatkozó adatok között nyilván kell tartani a megalakulás időpontját, az alapításra, feladatkörre, szervezeti felépítésre, átalakulásokra vonatkozó jogszabályok számát és megnevezését, a felügyeleti jogokat gyakorló szerv megnevezését, a szerv működésére, szervezeti felépítésére, tagolódására vonatkozó belső szabályzatokat (szmsz, ügyrend), a jogelőd szervek nevét, azok megalakulásának és megszűnésének időpontját, a tevékenységelőd szervek nevét, megalakulásuk és megszűnésük időpontját. A nyilvántartásban szerepeltetni kell az iratkezelési folyamatra vonatkozó adatokat: a szerv iratkezelési szabályzatának és irattári tervének a szá
