Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
422 ■ 4. Irattan és iratkezelés ban meghatározott időnkénti másolására van szükség. Ugyanígy rögzíteni kell a speciális adat- és rendszervédelmi intézkedéseket, a jogosulatlan hozzáférés, adathamisítás, esetleg adatmegsemmisítés megakadályozására. Különös gondot kell fordítani a hálózat védelmére, a vírusvédelemre. Érdemes az elektronikus adathordozókon tárolt adatokról biztonsági másolatot készíteni, és azt egy térben elkülönített helyen tárolni. (Mindezekről bővebben lesz szó a 7. fejezetben.) 4.8.10. Az iratbetekintés és az adatvédelem szabályai A központi irattárban dolgozóknak az iratok átvételén, selejtezésén, állagmegóvásán, levéltári átadásra történő előkészítésén túl is vannak felelősségteljes iratkezelési feladataik, így többek közt az iratokba való betekintés biztosítása, a már irattárba helyezett iratok újbóli kiadása, kölcsönzése és alkalmanként hiteles másolat készítése. A közigazgatási eljárás menetében az iratokba való betekintési jogosultságot a 2004. évi CXL. törvény 68. §-a határozza meg, amely szerint az ügyfél, illetve a törvényes vagy írásban meghatalmazott képviselője az eljárás során keletkezett iratokba - a jogszabályban rögzített kivételekkel - betekinthet, és azokról másolatokat készíthet. A közigazgatási szerv az ügyfélen és képviselőjén kívül más személynek (szervnek, illetve képviselőjének) is megengedheti az iratokba való betekintést, ha igazolni tudja, hogy az iratok tartalmának ismerete jogának érvényesítése vagy jogszabályon, illetve hatósági határozaton alapuló kötelezettségének érvényesítése céljából szükséges. A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. (adatvédelmi) törvény rendelkezései szerint az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott közfeladatot ellátó szerv és személy a feladatkörébe tartozó ügyekben - beleértve a gazdálkodásával kapcsolatos ügyeket is - köteles a közvélemény pontos és gyors tájékoztatását elősegíteni. A közfeladatot ellátó szerveknek és személyeknek lehetővé kell tenniük, hogy a kezelésükben lévő közérdekű adatot - amelynek hordozója valamilyen típusú közirat - bárki megismerhesse, ha az nem állam- vagy szolgálati titok, illetve nem esik egyéb törvényben meghatározott korlátozás alá. A törvény ugyanakkor megállapítja - a közfeladatot ellátó szerveknél folyó munka zavartalanságának biztosítása érdekében -, hogy szerv feladat- és hatáskörébe tartozó döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adat a keletkezésétől számított 10 évig nem nyilvános. Kérelemre azonban a szerv vezetője saját hatáskörében e határidőn belül is engedélyezheti az adat megismerését. Az adatot kezelő szerv köteles a közérdekű adat megismerésére irányuló kérelemnek legkésőbb 30 napon belül eleget tenni. Az adatot tartalmazó iratokról költségtérítés ellenében másolat készíthető. Ugyanakkor a kérelem megtagadásáról 8 napon belül a kérelmezőt értesíteni kell, aki bírósághoz fordulhat vélt vagy valós
