Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.8. Az iratkezelés folyamata, az irattári munka ■ 421

Osztott vagy vegyes iratkezelési rendszernél is használható ez a módszer, de nem célszerű, mivel így az egyes leadó szervezeti egységek iratai az irattáron belül több részletben helyezkednek el, ezért nehezebb lesz az ügyviteli célú, szerven belüli adatszolgáltatás.

Az önkormányzati irattárakban az iratok csoportosításának alapját az év, az ágazati betűjel, az ügykörszámok és a selejtezési jel adja, a csoportokban pedig az iktatószámok emelkedő sorrendje a meghatározó.

Az irattári rend egyik legfőbb alapfeltétele a célszerű helykihasználás. Nem engedhető meg, hogy lejárt őrzési idejű iratok halmozódjanak fel, vagy irattárba nem tartozó iratokat (közlönyöket, folyóiratokat, prospektusokat stb.), horribile dictu, oda nem tartozó tárgyakat (tisztítóeszközöket, selejtezésre váró állóeszközöket stb.) tároljanak ott. Ez utóbbi már csak azért is elkerülendő, mivel az üzleti titok és az adatvédelem minimális elvárásainak sem képes az olyan irattár és irattáros megfelelni, ahol az irattár „átjáróház”.

Az irattári rend kialakításához és fenntartásához az iratok rendszeres rendezése, selejtezés szükséges. A rendezési alapelvek a levéltári rendezés szabályaival megegyeznek, ezeket az 5.2.3. pont tárgyalja. A levéltári és az irattári rendezés közötti markáns különbség, hogy míg a levéltárban a megfelelő szintű rendezés után a kialakított fondok, állagok nem vagy csak kismértékben gyarapodnak, addig egy irattárban állandó mozgásban van az iratanyag. Az irattárban a rendezés szintjei betarthatók ugyan, de a szervezeti egységektől érkező új iratok, a selejtezésre, illetve levéltári átadásra kerülő iratok a klasszikus levéltári rend kialakítását nem teszik lehetővé.

A megfelelő tárgyi feltételeken kívül egy jól működő irattár nem nélkülözheti egy magasan képzett irattáros jelenlétét, aki kiválóan ismeri az irattár elrendezését, az ott tárolt iratokat, tisztában van az iratok őrzésére, kezelésére és selejtezésére vonatkozó jogszabályokkal, valamint az ezekre épülő belső szabályozásokkal. A jól képzett irattárosnak az alapvető iratértékelési, iratrendezési ismereteket is el kell sajátítania, és ismernie kell a szerven belüli iktatási és irat-nyilvántartási rendszereket is, legyenek azok hagyományosak vagy elektronikusak. Az adott szervezeten belül a szolgáltató irattár többletfeladatát képes teljesíteni az az irattáros, aki nemcsak az iratok tárgyát és raktári elhelyezését ismeri, hanem az egyes irattári tárgykörökön belül is megtalálja az iratokat. Az üzleti élet mai rohanó világában, de a közigazgatásban is a pontos, időben beszerzett információ az egyik legnagyobb érték.

Az irattárosnak fel kell készülnie az új adathordozók tárolására, illetve mindazon technikai eszközök kezelésére, amelyeken az adathordozók olvashatóvá, láthatóvá tehetők. Tisztában kell lennie a fizikai tárolás speciális igényeivel, hiszen felelősséggel tartozik az adathordozón tárolt információ megőrzéséért is. Az új adathordozók (mágnesszalag, floppy lemez, CD), különböző mértékben ugyan, de igen érzékenyek a nedvességre és a hőhatásokra, valamint a mágneses térre (erről bővebben lásd a 6.6. alfejezetet). A már irattározott új adathordozóknál az adatvesztés megakadályozására a hordozók rendszeres, az iratkezelési vagy más szabályzat-