Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
4.8. Az iratkezelés folyamata, az irattári munka ■ 419 ♦ Iratkölcsönzési napló (kölcsönzésre átadott, majd az irattárba visszahelyezett iratok nyilvántartása) ♦ Betekintési napló (az iratanyag helyszíni megtekintésének, a kutatásoknak a nyilvántartása) E segédletek készítését az iratanyag biztonsága indokolja. Az irattáros csak úgy vállalhat felelősséget az irattárban lévő anyagért, ha pontosan tisztában van azzal, hogy mennyi és milyen összetételű iratanyagot vett át, az egyes szervezeti egységek vagy előadók mit kölcsönöztek ki vagy tartottak vissza, milyen iratokat vett át az illetékes levéltár. Az irattár belső segédletei: ♦ irattári törzskönyv ♦ raktári jegyzék ♦ szervtörténeti tájékoztató ♦ raktár-topográfiai térkép Az irattári törzskönyv az irattár hiteles alapnyilvántartása, egy adott időszakra tükrözi az irattári anyag teljességét (az irattárba kerülés sorrendjében), és alapul szolgálhat minden egyéb irattári segédlet elkészítéséhez. Segítségével az irattáros számon tarthatja a teljes iratanyagot, választ adhat arra a kérdésre, hogy a keresett irat az irattár őrizetében van-e. A törzskönyvnek különösen a decentralizált (osztott) iratkezelésű szerveknél van jelentősége, amikor a szervezeti egységek irataikat 2-5 éves őrzési idő után átadják a központi irattárnak. A raktári jegyzék a középszinten rendezett iratanyag leltára, amely bármilyen irattári rendszerben lévő anyag számbevételét lehetővé teszi, az irattáros munkáját jelentősen megkönnyíti. Hasznosságát növeli, hogy az őrzés helyére, raktárrészre, állványra, polcra is utal. Fontos követelmény, hogy mind az irattári törzskönyvnek, mind pedig a raktári jegyzéknek a lehetőségek szerint naprakésznek kell lennie. Ez azt jelenti a raktári jegyzékek esetében, hogy a központi irattárban iratátvétel esetén a meglévő raktári jegyzékeket ki kell egészíteni az újonnan érkezett iratok adataival, illetve új raktári jegyzéket szükséges készíteni. Iratselejtezést követően, amikor is a jegyzék adatai értelemszerűen módosulnak, ugyanez a teendő. A szervtörténeti tájékoztató az iratanyag alapján a fondképzőről való tájékoztatást szolgálja. Azon fontosabb szabályzatok, ügyrendek, szmsz-ek, vezérigazgatói utasítások stb. alapján készíthető, amelyek a szerv történetére, felépítésére vonatkoznak. A tájékoztató vonatkozik a jogelőd szervekre is, főbb részei a következők: ♦ alapító okirat ♦ szervezeti felépítés (az szmsz-ek alapján, időrendben) ♦ iratkezelésre vonatkozó szabályok ♦ az egyes szervezeti egységekre, azok felépítésére vonatkozó rendelkezések stb. A raktárban való eligazodást segíti a raktári térkép vagy raktár-topográfiai jegyzék, amelynek készítése különösen a nagy irattárakban indokolt. Ez a jegyzék az iratok helyéről ad tájékoztatást.
