Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
420 ■ 4. Irattan és iratkezelés 4.8.9. Iratkezelés a központi irattárban A központi irattárban tárolt iratok tárolásának is meg kell felelnie a biztonságos megőrzés, a gyors visszakereshetőség alapelveinek. Az iratok fizikai épségének megóvására célszerű legalább a hosszabb ideig őrzendő és a nem selejtezhető iratokat a portól és a fénytől egyaránt védő, hullámpapírból készült szabványdobozokban elhelyezni (mérete A/4-es méretű iratok esetén 120 x 270 x 390 mm). Maradandó értékű iratoknál ez azért is ajánlott, mivel az iratátadás egyik feltétele a megfelelő tárolóeszközökkel (savmentes irattartó dobozokkal) való ellátottság. Bedobo- zolás előtt a műanyag tasakokból az iratokat ki kell venni - ha ez a kézi irattárból történő iratátvétel előtt elmaradt - és A/3-as méretű papírlappal össze kell fogatni, mert a tasakban az irat nem levegőzik, és állaga így gyorsan romlik. Lehetőség szerint el kell távolítani a károsító anyagokat, fém gemkapcsokat és -tűzőket is, mert ezek igen hamar rozsdásodni kezdenek, és kikezdik a papírt is. Természetesen a 2-5 év eltelte után selejtezhető iratok - ezek teszik ki az irattári anyag döntő hányadát - nem igényelnek ilyen gondoskodást, de selejtezésükig a könnyű és gyors visszakereshetőséget biztosítani kell. A selejtezhető iratok tárolhatók még kemény fedőlemez közt, ún. szalagos irományfedélben, de ennél a tárolási módnál az iratok szétcsúszásának megakadályozása érdekében ügyelni kell a pontos összekötözésre. A fedőlemezek közé sem célszerű 15 cm-nél több iratot elhelyezni, mivel az ennél több irat már nehézkessé teszi a kezelését. Nem tárolhatók a központi irattárban iratok zsákokban, különféle méretű innen-onnan összeszedett papírdobozokban, mert ilyen tárolás esetén az irattár az alapfeladatait sem képes ellátni. Bármely irattárolási mód választásánál az iratok tárolóeszközein fel kell tüntetni az iratot keletkeztető szervezeti egység nevét, az irattári tételszámot, iktatott iratok esetében az iktatószámkeretet, az iratok tárgyát, évkörét, a selejtezhetőség, illetve a levéltári átadás évét. Amennyiben az iratokhoz tartozik valamilyen segédkönyv, azokat közvetlenül a bennük regisztrált iratok mellé (sorrendben mögé) kell elhelyezni. A központi irattárban dolgozó irattáros egyik legfontosabb feladata a könnyű, gyors és biztonságos visszakeresés biztosítása, az irattári rend kialakítása, a nyilvántartások és segédletek naprakészen tartása. A hatékony irattári rendnek egyértelműnek, áttekinthetőnek kell lennie, tükröznie kell a szerv szervezeti felépítését is, hogy a gyarapodásoknál a beérkező iratokat a már irattározott előzmény ügy- és évkörű iratokhoz lehessen elhelyezni. A selejtezéseknél keletkező üres helyeket fel lehet tölteni, így elérhető, hogy egy-egy szervezeti egység (osztály) iratai egy-egy blokkot képezzenek (osztott [decentralizált] vagy vegyes iratkezelési rendszer használata esetén). Ekkor a szervezeti egységeken belüli csoportosítás alapja az évek, majd az iratok irattári tételszámának emelkedő sorrendje, ezen belül, ha van, az iktatószámok emelkedő sorrendje lesz. Központosított (centralizált) iratkezelési rendszerben célszerű csoportosítás az iratok év, azon belül növekvő irattári tételszám, azon belül - ha van - az iktatószámok növekvő rendje szerinti csoportosítás, ez megkönnyíti a selejtezést és a levéltári átadást.
