Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
418 ■ 4. Irattan és iratkezelés iratokat selejtezhetik ki még a központi irattárba adás előtt. Ebben az irattárban általában teljes tételek selejtezésére kerül sor. Amennyiben nem feleslegessé vált munkapéldányokat vagy egyértelműen megállapítható másolatokat selejteznek ki, úgy az átmeneti irattárban is csak az illetékes közlevéltár által záradékolt jegyzőkönyv birtokában kerülhet sor az iratok megsemmisítésére. A központi irattárnak átadott, hosszabb ideig őrzendő iratok selejtezését az irattári tervben meghatározott őrzési idő letelte után - általában ötévenként - célszerű elvégezni. Nagyobb ügyiratforgalmú helyeken az irattár tehermentesítése érdekében akár évente is végezhető a lejtárt őrzési idejű iratok selejtezése. A tanácsi szervek 1974. január 1. és 1984. január 1. közötti iratainak selejtezését a 8/1973. (TK 51.) MT TH utasítás, vagyis a tanácsi szervek részére kiadott iratkezelési szabályzat és irattári terv alapján kell elvégezni. Eszerint a selejtezési (őrzési) idő lejártát követő évben kell az iratokat selejtezni. A selejtezés módja megegyezik a tételszámos iratokra vonatkozó eljárással. A már említett 1/1982. (TK 5.) MT TH, illetve a 2/1984. (TK 28.) MT TH utasítás lehetőséget ad arra, hogy az őrzési időt különböző tanácsi/ önkormányzati szinteken állapítsák meg. A 2000 után keletkezett önkormányzati iratokra a 45/2003. (XII. 2.) BM rendeletben foglalt, hasonló módon, szintenként összeállított irattári terv az irányadó, 2006-tól kezdődően pedig a 335/2005-ös kormányrendelet és a 12/2006. (XII. 18.) ÖTM rendelet előírásainak megfelelően kell eljárni. Az iratselejtezésről minden esetben selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni, a jegyzőkönyvnek ugyanazokat az adatokat kell tartalmaznia, mint az irattári tételszámmal nem rendelkező iratok esetében, azzal az eltéréssel, hogy az iratok felsorolásánál a fő rendező elv az irattári tételszámok emelkedő sorrendje. A selejtezési jegyzőkönyvben szerepelnie kell a tétel megnevezésének (tárgyának), a tételbe tartozó iratok keletkezési évének (évkörének) és mennyiségének. Iktatott iratoknál meg kell jelölni - tételenként - az első és utolsó iktatószámot is. 4.8.8. Irattári segédletek Az irattári segédletek két fő csoportra tagolódnak: az iratanyag mozgásával kapcsolatos segédletekre és az irattár belső segédleteire. Az iratanyag mozgásával kapcsolatos segédletek: ♦ Átadás-átvételi jegyzék (a kézi és a központi irattár közti anyagmozgatás dokumentuma, de az iratok levéltárba adása is átadás-átvételi jegyzékkel történik) ♦ Selejtezési jegyzék (a selejtezés dokumentuma, a selejtezési jegyzőkönyv része) ♦ Gyarapodási napló (a kézi irattárból a központi irattárba került, jogelőd szervektől átadott iratok nyilvántartása) ♦ Fogyatéki napló (a selejtezésre, levéltári átadásra vagy bármely más okból az irattárból véglegesen kiemelt iratok nyilvántartása)
