Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.8. Az iratkezelés folyamata, az irattári munka ■ 417

kell venni azt is, hogy egyes iratok a szerv többi szervezeti egységének anyagában ismétlődnek (tükröződnek). Ezek közül elegendő egy példányt megőrizni, mégpedig annál a szervezeti egységnél, amelynek működése során létrejöttek. Vannak olyan iratok, amelyek tartalmi elemeit egy másik irat „elnyeli”. Ilyenek lehetnek például a havi, negyedévi jelentések, amelyek adatait esetleg az évi jelentés tartalmazza. Ilyenkor elég, ha az utóbbi kerül megőrzésre, feltéve, hogy valóban tartalmazza az előbbi irat összes vagy legalábbis az összes fontos adatát. Azonos tartalmú iratok esetében a selejtezést végzőknek vigyázniuk kell arra is, hogy mindig az eredeti okmányok és a hitelesített másolatok, valamint azok a példányok maradjanak fenn, amelyekre a végrehajtásukra vonatkozó megjegyzéseket is ráírták. Előnyben kell részesíteni a jobb fizikai állapotban megmaradt példányokat.

A selejtezés tényét iktatott iratok esetében kötelező az iktatókönyv megfelelő rovatába bejelölni „S” jellel. A nem iktatott iratoknál ugyanezt a meglévő irattári nyilvántartásba szükséges bevezetni a nyilvántartás részletességét figyelembe véve.

A selejtezésre való előkészítést követően kell elkészíteni a selejtezési jegyzőkönyvet két példányban, amit a munkában részt vevő minden személynek alá kell írnia. A jegyzőkönyvnek az alábbi adatokat kell tartalmaznia:

♦ A selejtezést végző szerv, szervezeti egység(ek) megnevezése.

♦ A selejtezést végző és azt a szerv részéről ellenőrző személyek neve.

♦ A selejtezés megkezdésének és befejezésének időpontja.

♦ Az iratok elbírálásához alapul vett jogszabály vagy iratkezelési szabályzat (irattári terv) megnevezése.

♦ A selejtezés alá vont fond, állag(ok), irattári ügykörök megnevezése, évköre, terjedelme.

♦ A kiselejtezett iratanyag csoportjainak megnevezése, évköre, terjedelme. (Iktatott iratoknál osztott iratkezelés esetén a szervezeti egység nevét és az iktatószámokat kell rögzíteni. Tárgyi rendben tárolt iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvben a tárgyi csoportok megnevezésének kell szerepelnie.)

♦ A selejtezésért felelős személy aláírása.

4.8.7.3. TÉTELSZÁMOS RENDSZERBEN KEZELT IRATOK SELEJTEZÉSE

A jelenleg hatályos jogszabályok, de már az Ltvr. alapján is, az irattározás a tételszámokon alapul. A tételszámmal nem rendelkező iratokhoz képest az alapvető különbség az, hogy az iratokat az ügyintézés során, de legkésőbb az irattárba helyezés előtt az irattári terv megfelelő tételébe kell besorolni. Egy irattári tételbe csak azonos időtartamú irattári megőrzést igénylő iratok kerülhetnek. Ennek megfelelően az irattári tervek alapján történő selejtezési eljárások pontosabbak és hatékonyabbak, mint az ügykörjegyzékek alapján végzettek.

Selejtezésre sor kerülhet az átmeneti irattárban is, ahol a 2-5 évig megőrzendő