Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

416 ■ 4. Irattan és iratkezelés

A szintek elnevezései megegyeznek a rendezési szintekével, maga a tevékenység általában a rendezéssel együtt történik.

Alapszintű selejtezés során teljes fondokat selejtezünk ki, azaz egy szerv teljes iratanyagát, illetőleg teljes állagokat, azaz osztott iratkezelést folytató iratképzőnél valamennyi szervezeti egység teljes anyagát. Erre az irattári selejtezésben ritkán kerül sor, de jogelőd-jogutód viszony esetében vagy közigazgatási szerv másik köz- igazgatási szervbe történő beolvadása esetében előfordulhat, főképp, ha az adott szerv levéltári értékhatár alatti. Az irattári selejtezési munkát a hatályos jogszabályok, illetve az irattári terv alapján kell végezni. Mind az ügykörök, mind az irattári terv tételei középszintű irategységek, így az iratképző szerveknél folyó selejtezések az esetek nagy százalékában középszintű selejtezésnek tekinthetők.

Iktatott iratok esetében - főképpen, ha iktatószám szerint történik az irattározás - gyakran kerül sor ügyiratszintű (darabszintű) selejtezésre.

4.8.7.2. A TÉTELSZÁM NÉLKÜLI IKTATOTT ÉS NEM IKTATOTT IRATOK SELEJTEZÉSE

A nem közfeladatot ellátó szervek számára nem kötelező iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése, így irattári tételszám alkalmazása sem. Ennek hiányában a selejtezés az iratok átválogatásával történik. Sok esetben a felszámolásra, végelszámolásra kerülő gazdasági társaságok irattárában - ha korábban használtak is irattári tételszámokat - olymértékű az iratkeveredés, hogy a következőkben leírtak alkalmazása nélkül sem selejtezés, sem iratrendezés nem végezhető el.

1. Az iratok eredeti rendjét helyre kell állítani: az összekeveredett iratokat csoportosítani szükséges aszerint, hogy iktatott vagy nem iktatott iratokról van-e szó. Iktatott iratok esetében vissza kell állítani az eredeti rendet, vagyis az iratokat évrendben, azon belül az iktatószámok sorrendjében kell elhelyezni. Fel kell mérni az irathiányokat, iratpusztulásokat is, mivel ezek módosíthatják a megmaradt iratok értékét.

A nem iktatott iratokról ügyviteli segédlet hiányában célszerű az ügyköröket szervezeti egységenként feltüntető külön jegyzéket készíteni, amelyben állagonként (szervezeti egységek), sorozatonként, tárolási egységenként tüntetjük fel az iratok tárgyát, évkörét. A selejtezés konkrét megkezdését az iratok tárgyi rendezése előzi meg.

2. Az iratanyagot három kategóriába kell osztani: az elsőbe azok az iratok sorolandók, amelyek maradandó értékük miatt levéltári őrizetbe kerülnek, a másodikba azok, amelyeket ügyviteli értékük miatt tovább kell őrizni, a harmadikba pedig a kiselejtezendők.

3. A tényleges selejtezési előkészítés során egyenként célszerű átvizsgálni az egyes kategóriákon belül az iratokat, elvégezni az esetleges korrigálásokat, vagyis a rossz helyre került iratokat a megfelelő kategóriába kell sorolni. Figyelembe