Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

414 ■ 4. Irattan és iratkezelés

ség (állag) neve, évköre, terjedelme, raktári elhelyezése, a jegyzék készítésének időpontja, a készítő és felettese aláírása, a raktári egységek száma, megnevezése, az iratanyag felsorolása.

4.8.63. DARABSZINTŰ RENDEZÉS

A darabszintű rendezés az iratok legmélyebb szintű feltárását segíti elő. Iktatott iratoknál az egyes ügyiratdarabok, mellékletek sorba rakását jelenti az iktatási módoknak megfelelően, azaz

♦ alszámos iktatásnál az alszámok,

♦ főlajstromszámosnál szintén az alszámok,

♦ alapszámoknál az egyes iktatószámok,

♦ tételszámoknál és ügykörszámoknál az egyes iratok rendezését.

A darabszintű rendezés kiemelten fontos a nem iktatott iratok (például személyzeti, anyag- és áruforgalmi, bérelszámolási, könyvelési iratok), valamint a nem hagyományos iratféleségek (távirat, terv, térkép stb.) esetében, ezeknél a rendező elv mindig az iratanyagtól függ, azaz lehet alfabetikus rend, az irat keletkezési, beérkezési ideje szerinti sorrend stb.

4.8.7. Irattári selejtezés

A selejtezés az egyik legfelelősségteljesebb és legnehezebb irattári, illetve levéltári munka. Mind a levéltárban, mind az irattárban történő selejtezés lényegét tekintve azonos, mert iratértékelést jelent, vagyis annak a megállapítását, hogy valamely iratanyag rendelkezik-e még ügyviteli, esetleg levéltári értékkel. Az irattári selejtezés rendszeres végzése több szempontból is szükségszerű. Egyrészt az iratképző érdeke, hogy az irattárban felhalmozódó anyag áttekinthető és használható állapotban legyen, ezért hasznos a rendezéssel párhuzamosan selejtezést is végezni. Másrészt az irattár mindenkori telítődése miatt óhatatlanul jelentkezik a sürgető igény, hogy selejtezéssel hely szabaduljon fel.

Az iratértékelés szabályozása mind az iratképző, mind pedig a levéltár érdeke, annak közösnek kell lenni olyan értelemben, hogy az ügyviteli érdekek szem előtt tartását az iratképzőnek kell figyelemmel kísérni, míg a maradandó értékű iratok védelmét a levéltárnak.

Az irattárakban folyó selejtezés alapelveit a 335/2005-ös kormányrendelet rögzíti, a részletszabályokat az adott szerv iratkezelési szabályzatában kell rögzíteni. A rendeletben foglaltak szerint ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. Az iratselejtezésről a bizottság tagjai által aláírt és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott jegyzőkönyvet kell készíteni, amit iktatás után két példányban az illetékes levéltárhoz kell továbbítani. A le-