Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
4.8. Az iratkezelés folyamata, az irattári munka ■ 415 véltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A jegyzőkönyvre vezethető záradékmegfogalmazásokat a 10/2002. NKÖM-rendelet rögzíti. A selejtezést az illetékes közlevéltár a helyszínen is ellenőrizheti, az iratokba betekinthet. A levéltár a selejtezésre előkészített iratok közül akár egyes iratokat, akár iratcsomókat (dobozokat) kiemelhet abból a célból, hogy azokat átvegye. Csak a visszaérkezett, jóváhagyó záradékkal ellátott jegyzőkönyv megléte esetén végezhető el az iratok selejtezése. Magánirat-kezelésben az iratok selejtezése saját hatáskörben végezhető el. Fontos kitétel azonban, hogy gazdálkodó szervek esetében az állami időszakban, illetve a privatizáció előtt keletkezett iratanyag tekintetében az új (magán)tulajdonos köteles az állami időszakban keletkezett iratok selejtezési jegyzőkönyveit a területileg illetékes levéltárnak megküldeni és a levéltár véleményét a selejtezésnél figyelembe venni. Mind a köziratok, mind a magániratok esetében a megsemmisítésről a szerv vezetőjének az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével kell gondoskodnia. A személyes adatok védelmére vonatkozó szabályok tulajdonviszonyoktól független kötelmek. A selejtezési eljárást, annak szabályait, menetét, rendjét az iratkezelési szabályzatnak kell tartalmaznia. A selejtezendő irattári tételek címeit, azok rendszerét az iratkezelési szabályzat mellékletét képező irattári tervben kell leírni, ahol az egyes irattári tételekbe tartozó iratoknak azonos az őrzési ideje. Elektronikus iratok selejtezése (törlése) az iratkezelési szoftver által elektronikusan történik. Az elektronikus iratok selejtezésének eljárásrendje a papíralapú adathordozókéval azonos. Ha a selejtezésre ítélt irat újra nem írható adathordozón (CD, DVD) van, az adathordozó fizikai megsemmisítéséről kell gondoskodni. 4.8.7.1. A SELEJTEZÉS FAJTÁI ÉS SZINTJEI Az irattári selejtezés - aszerint, hogy az iratanyag értékelése milyen mélységben történt meg - lehet durva és finom selejtezés. A durva selejtezés olyan részleges selejtezés, amelynél az iratanyagból csak a külső jelek alapján könnyen felismerhető értéktelen iratokat, például meghívókat, borítékokat, tértivevényeket, belépőjegyeket stb., vagy az egynél több példányban meglévő iratdarabokat válogatják ki. Durva selejtezés történik akkor is, amikor az irattári anyagtól elkülönítik az irattárba nem tartozó anyagokat, például a közlönyöket, könyveket, prospektusokat, nyomtatványokat. A finom selejtezés mint fogalom az egyes iratoknak belső ismertetőjegyek alapján történő értékelését és kiválogatását jelenti. A selejtezés aszerint, hogy az irattári vagy levéltári anyagnak mely szintjeire (részeire) terjed ki, lehet ♦ alapszintű ♦ középszintű ♦ ügyirat- és egyesirat-szintű
