Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
408 ■ 4. Irattan és iratkezelés 4.8.2.4. KIADMÁNYOZÁS Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: ♦ Saját kezű felbontásra! ♦ Más szervnek nem adható át! ♦ Nem másolható! ♦ Kivonat nem készíthető! ♦ Elolvasás után visszaküldendő! ♦ Zárt borítékban tárolandó! (A kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével.) ♦ Más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. Az ügyiratra vonatkozóan olyan kezelési utasítás nem adható, ami korlátozhatja a közérdekű adatok megismerését. Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak az szmsz- ben, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. Az irat akkor hiteles kiadmány, ha azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt az aláírásával igazolja, továbbá az aláírás mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés vagy a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata. A közfeladatot ellátó szerv által készített hiteles kiadmányról hiteles elektronikus másolatot készíteni minősített elektronikus aláírással és a másolat készítési dátumának rögzítésével lehet. A szervnél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője hitelesítési záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. 4.8.2.5. EXPEDIÁLÁS, AZ ÜGYIRATOK TOVÁBBÍTÁSA A kiadmányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt expediálás céljából az ügyiratkezelőnek kell átadni, aki az átvételt az előadói munkanapló megfelelő rovatában kézjegyével igazolja, ami elektronikus iratkezelés esetén a szoftver megfelelő funkciójának alkalmazásával történik. Amennyiben a szervezeti egység iratkezelője nem lezárt borítékban kapta a kiadmányt, ellenőriznie kell a címzés, iktatószám, dátum helyességét és a mellékletek csatolásának megtörténtét, valamint hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást. Az ellenőrzések elvégzése után az iratkezelő feljegyzi az iratra az elküldés keltét. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítés) . A postai feladókönyvbe a közönséges küldeményeket darabszám szerint kell
