Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.8. Az iratkezelés folyamata, az irattári munka ■ 409

beírni. A küldeményeket lehetőleg még az átvétel napján kell postázni. A kimenő levelek továbbíthatók a szerv saját kézbesítője útján is, kézbesítőkönyvvel. Előfordulhat, hogy a kiadmányt a címzettnek személyesen adják át. Ilyenkor elegendő, ha az átvételt a kiadmány irattári példányán vagy az előadói íven igazolják. Ha a kiadmányt elektronikus úton továbbítják a címzett félhez, annak megtörténtét, időpontját dokumentálni kell. Közfeladatot ellátó szerv esetében elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt - elektronikus levélcíme megadása mellett - kifejezetten kéri. Ameny- nyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek. Magánirat-kezelésben az elektronikus iratforgalmat a partnerek egymás közti megegyezése és a bizalmi elv szabályozza.

4.8.2.6. IRATTÁRI KIVEZETÉS, IRATTÁRBA HELYEZÉS

Az elintézett ügyiratokat, amelyeknek kiadmányait már továbbították, vagy amelyeknek - intézkedés nélkül - irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni, és ezt a tényt az iktatókönyv (papíralapú vagy elektronikus) megfelelő rovatában a hónap és nap bejegyzésével kell jelölni. Az irattári kivezetésnél mindig a postázás napját, illetve az irattározási utasítás keltét kell feltüntetni. A kivezetéssel egyidejűleg az iktatókönyvbe be kell jegyezni az irattári jelet, tételszámot.

Átmeneti irattárba lehet elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Az átmeneti irattár az iratkezelési szabályzatban rögzített ideig őrzi az iratokat, ezt követően azokat selejtezi vagy átadja a szervezet központi irattárának. A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról. Az ügyiratok átmeneti irattárba helyezése az ügyintézés befejező szakasza.

4.8.3. Az átmeneti és a központi irattár fogalma

Az iratok tárolására a biztonságos őrzés és a gyors visszakereshetőség érdekében irattárakat kell kialakítani. A szervek iratkezelési folyamatában kétféle, egymás mellett, de egymásra épülve működő irattárnak van létjogosultsága, ezek egyike az átmeneti (más néven kézi, operatív) irattár, amely az iratkezelés folyamatába épül, a másik a központi irattár, amely a szervek iratkezelési folyamatának végén található.

Átmeneti (kézi, operatív) irattárnak az egy-egy szervezeti egység 2-5 éves, ügyvitelben még gyakorta szükséges iratainak őrzőhelyét nevezzük. Létjogosultsága elsősorban a decentralizált és vegyes iratkezelési rendszerek esetén van, központi iktatásos rendszerben. Ha a kezelő iroda és a központi irattár azonos vagy egymáshoz közeli helyiségben helyezkedik el, nem szükségszerű az elkülönülés.

Központi irattár alatt az iratképző szerv 2-5 évnél régebbi, ügyvitelben már nem,