Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.8. Az iratkezelés folyamata, az irattári munka • 405

napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügyintézőről és hivatali elérhetőségéről - az érkeztetési számra hivatkozással - a küldőt, ha ezt kérte, a beérkezéstől számított három napon belül elektronikus úton értesíteni kell.

Lehetőség van az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatására is. Automatikus iktatás akkor alkalmazható, ha az automatikus iktatásra kijelölt ügytípusok iratai elkülönített elektronikus fogadási címre érkeznek. Ebben az esetben a benyújtás szabályairól az ügyfeleknek részletes tájékoztatást kell adni a közfeladatot ellátó szerv és/vagy a központi rendszer honlapján, valamint elektronikusan hozzáférhetővé kell tenni a benyújtandó formadokumentumot (űrlapot). Az irat- kezelési szabályzatnak rendelkeznie kell a tévesen az automatikus iktatási rendszerbe került iratok kezeléséről.

Automatikus iktatási rendszer alkalmazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött automatikus visszaigazolás egyben az iktatásról szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.

Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani a

♦ könyveket, tananyagokat

♦ reklámanyagokat, tájékoztatókat

♦ meghívókat

♦ nem szigorú számadású bizonylatokat

♦ bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat

♦ pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint)

♦ munkaügyi nyilvántartásokat

♦ anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat

♦ közlönyöket, sajtótermékeket

♦ visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat

Kézi iktatókönyvben téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen. Elektronikus iktatókönyv használata esetén a módosításokat tartalmuk megőrzésével, naplózással dokumentálni kell. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.

A kézi iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

Elektronikus iratkezelési rendszer alkalmazása esetén az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző/ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell. A naplóban követhetően rögzíteni kell az eredeti és a módosított adatokat.

Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Az előzményt az irathoz kell szerelni. Amennyiben az irat iktatása az előzmény főszámára nem lehetséges, rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát és az előzménynél a tárgyi irat iktatószámát mint az utóirat iktatószámát.