Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
406 ■ 4. Irattan és iratkezelés 4.8.2.3. AZ ÜGYINTÉZŐ KIJELÖLÉSE, FELADATAI Minden beérkezett és iktatott iratnál ki kell jelölni az ügyintézőt, ez a szignálás. (A szignálásra jogosult vezetők körét a szerv ügyrendje határozza meg.) Az iratkezelési szabályzat rendelkezhet úgy, hogy bizonyos, jól meghatározott iratcsoport esetén szignálás nélkül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki illetékes az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. Központi iratkezelésnél általában a postabontással megbízott vezető állású személy szignál, csak az ügyben eljáró szervezeti egységet jelölve meg, az ügyintézőt később a szervezeti egység vezetője jelöli ki. Osztott iratkezelésnél, ha a postabontás is decentralizált, akkor a szervezeti egység vezetője közvetlenül az ügyintéző nevére szignálhat. Szignálás után a szervezeti egységek kézbesítőkönyvvel, az egyes előadók előadói munkakönyvvel vagy rövid úton (iktatókönyvi bejegyzéssel) kapják meg az iratokat. A kézbesítőkönyv a szerven belüli iratmozgást regisztráló segédlet (adatai: ügyiratszám, iktatószám; ügyintéző; az átvétel ideje, elismerése [aláírás]). Elintézetlen irat átadásakor a könyvben csak az irat számát, az átvétel időpontját és elismerését rögzítik. A kiadmányozott, tehát befejezett ügyiratoknál szerepeltetni kell a címzettet is. A szervek egy részénél az ügyintézők a nevükre szignált iratokat előadói munkanaplóval veszik át (adatai: ügyiratszám, az átadás-átvétel ideje, elismerése [aláírás]). Elektronikus iratkezelési rendszerben mind az elektronikus, mind a hagyományos úton továbbított irat elektronikus kézbesítőkönyvben, az ügyintéző személyi számítógépén történt visszajelzéssel kerül átvételre, amelynek segítségével a szignálást végző vezető pontosan megállapíthatja, kinél és milyen munkafázisban van az adott irat, ami a határidő-figyelést jelentősen megkönnyíti. Az ügyintéző iktatószám szerint, majd lapszámonként ellenőrzi az általa átvett iratokat. Meg kell nézni az iratokat abból a célból is, hogy az iktatást végző iratkezelő elvégezte-e a szükséges teendőket (például szerelés, csatolás, illetékkezelés stb.), végrehajtották-e a korábbi utasításokat, szükség van-e a szokásostól eltérő, különleges eljárásra. írásbeli ügyintézésnél célszerű előadói ívet használni: az irat borítója (előnyomott oldala) tartalmazza az ügyirat legfontosabb adatait és az egyes iratkezelési mozzanatokat, a belső oldala a kiadványtervezet, valamint a feljegyzések leírására alkalmas. Az előadói ívben rögzített feljegyzést úgy kell megszerkeszteni, hogy annak alapján a teljes ügymenetről bárki tájékozódhasson. Az első, nyomtatott oldalon található főbb rovatok a következők: ♦ a szerv és szervezeti egység neve ♦ az irat iktatószáma ♦ a beadvány száma, kelte, beérkezése ♦ az irat tárgya
