Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

404 • 4. Irattan és iratkezelés

♦ a címzett megnevezése, azonosító adatai

♦ az érkezett irat iktatószáma (idegen szám)

♦ a mellékletek száma

♦ az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző megnevezése

♦ az irat tárgya

♦ az elő- és utóiratok iktatószáma

♦ kezelési feljegyzések

♦ az ügyintézés határideje és végrehajtásának időpontja

♦ irattári tételszám

♦ az irattárba helyezés időpontja

Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb azonosító adataival. Fő szabály, hogy az ugyanazon ügyben ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Egy iktatókönyvön belül a főszámokat folyamatos sorszámos rendszerben kell kiadni. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani. Ettől eltérő, korábban ismertetett rendszer alkalmazható a jogszolgáltatási, rendvédelmi szerveknél, egyéb kivételt köziratkezelésben a jogszabály nem enged. Természetesen a 335/2005-ös kormányrendelet hatályán kívül eső szervek más rendszereket is alkalmazhatnak.

Az ügyirat tárgyát - illetőleg az annak megállapítására alkalmas rövidített változatot - az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon.

Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján név- és tárgymutató könyvet kell vezetni, illetőleg az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét (név- és tárgymutatózás) . Elektronikus iktatókönyv használatakor a gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak, illetve az azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét.

Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után - a fő- lajstromszámos iktatási rend használatát kivéve - le kell zárni.

Kézi iktatókönyv esetében az iktatásra felhasznált utolsó szám alatti aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd a zárást a keltezést követően aláírással, továbbá körbélyegző lenyomatával hitelesíteni kell. Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni, valamint az év utolsó munkanapján el kell készíteni az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott, hiteles elektronikus változatát.

Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatnia. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, a táviratokat, az expressz küldeményeket és a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó, „sürgős” jelzésű iratokat.

Az elektronikus úton érkezett irat iktatási számáról, az eljárás megindításának