Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.8. Az iratkezelés folyamata, az irattári munka ■ 401

az elektronikus nyilvántartások gyakorlatilag végtelen alszám használatát teszik lehetővé. Az iktatószám felépítése a központi ügyiratkezelés esetén: főszám-al- szám/év; az iktatószám felépítése az osztott vagy vegyes ügyiratkezelés esetén: iktatóhely azonosítója/főszám-alszám/év/egyedi azonosítás. A főszám-alszám/ év egy egységnek tekintendő azonosító. A főszám és alszám folyamatos sorszám, amelyet elektronikus iktatás esetén a szoftverben beállított számláló automatikusan képez. Az évszám az aktuális év négy számjegye.

♦ Az alapszámos iktatás a korábbi iratkezelési gyakorlatban (Magyarországon a „Hivatalos ügykezelési utasítás magyarországi közigazgatási hatóságok számára” című császári biztosi rendelettel vezették be 1850-ben) gyakorta használatos iktatási mód volt. Használatánál egy-egy iratváltás önálló iktatószámot kap ugyan, de minden olyan ügyben, amelyben egynél több iratváltás történt, az újonnan iktatott irathoz kell csatolni a korábban az ügyben keletkezett iratok összességét (előremutató alapszámos rendszer), illetve a hátramutató alapszámos rendszer esetén az ügyben keletkezett első irathoz kell csatolni minden későbbi iratváltás iratát.

♦ Főlajstromszámos iktatás elsősorban a jogszolgáltatási, rendvédelmi szerveknél fordul elő. A köziratkezelés egységes szabályozásánál az említett szervek iratkezelése kivételt képez, ezeknél a szerveknél a különböző években, de egyazon ügyben keletkezett iratokat egy főszámon (főlajstromszám), azon belül az éveken keresztülhúzódó alszámokon lehet nyilvántartani. Ennek magyarázata az adott szerveknél esetenként évekig elhúzódó ügyek sokaságában rejlik.

♦ A nyilvántartásos dossziérendszerben az irattári tervnek megfelelő tételszámok szerint tartják nyilván az iratokat, a tételen belül kerül sor az iratok időrendnek megfelelő sorszámozására.

♦ Az együttes nyilvántartási és mutatózási rendszeren alapuló iratnyilvántartás alapja az alfabetikus rend, amelynél az iratokat betűrendes nyilvántartásba vezetik az azonosításra legalkalmasabb címszó betűjele szerint.

(Köziratkezelésben a hatályos jogszabályok alapján az utolsó két irat-nyilvántartási mód használata nem megengedett.)

4.8.2. Az iratkezelés folyamata

Az iratkezelés bonyolult folyamat, amit az iratkezelési szabályzatban rögzíteni kell. A folyamatot több fázisra oszthatjuk, amelyeknél az alábbi követelményeket kell érvényesíteni.

4.8.2.1. KÜLDEMÉNYEK ÉRKEZÉSE, ÉRKEZTETÉS

Az iratkezelés folyamata minden esetben egy iratnak a szervhez történő beérkezésével, illetve a működés során a szerven belüli keletkezésével indul.

A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni a címzés alapján a küldemény átvételére