Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
402 * 4. Irattan és iratkezelés való jogosultságát; a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel meg- egyezőségét; az iratot tartalmazó zárt boríték vagy zárt csomagolás sértetlenségét. Az átvevőnek papíralapú iratok esetében a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt el kell ismernie. Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak automatikusan elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni. Mind a hagyományos, mind az elektronikus úton érkezett irat átvételének és érkezésének időpontja fontos jogbiztosító adat, ezért a szabályzatban ezekről részletesen kell rendelkezni. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, egyidejűleg soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt értesíteni kell. A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni, az elektronikus iratot pedig részére továbbítani kell. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére. Ilyen esetben a fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. A szervhez érkezett küldeményt - a minősített iratok kivételével - a címzett, vagy a központi iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy, vagy az szmsz-ben meghatározott szervezeti egység dolgozója, vagy - elektronikus iratkezelési rendszer esetén - automatikusan az iratkezelési szabályzatban meghatározott elektronikus rendszer bonthatja fel. Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, amelyek „s. k.” felbontásra szólnak, illetve amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte, valamint azokat, amelyek névre szólóak, és megállapíthatóan magánjellegűek. Amennyiben a magánjellegűnek vélelmezett küldeményről kiderül, hogy hivatalos irat, úgy a küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény iratkezelési szabályzat szerinti iktatásáról. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről
