Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
400 ■ 4. Irattan és iratkezelés Osztott iratkezelési szervezet esetén az iktatószámnak tartalmaznia kell az iktatóhely azonosítóját (szám és betű kombinációja), amit az adott szervezet igényeinek megfelelően célszerű kialakítani (nem osztott iktatás esetén ez az adat lehet az iktatókönyv betű-szám kombinációs azonosítója). Egyedi azonosítási jelölés alkalmazása nem kötelező. A különböző szervezeti egységek iktatószámai megkülönböztethetőek a szervezeti egységeket (önálló iktatási helyeket) jelölő római számok vagy betűjelek alkalmazásával, illetve számkeretes iktatással. A számkeret alkalmazása esetén az év elején minden iktatási hely részére számkeretet kell kijelölni, és az iktatást a tárgyévben a számkeret első számával kell kezdeni. Az iktatóhely-azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván. A számkeretes iktatás alkalmazása csak ott célszerű, ahol az előző évek tapasztalataira alapozva előre látható, mekkora a várható ügyiratforgalom. Ha a tárgyévi ügyiratforgalom a számkeret adata lehetőségeket meghaladja, akkor a legmagasabb használt számkeret felett új számkeretet kell nyitni. Elektronikus iktatás bármely ismertetett iratkezelési rendszer és iktatási mód használata esetében alkalmazható. E sorok írásakor az iratkezelés területén a hagyományos és az elektronikus iratnyilvántartás-irattározás minden formája előfordul. Bár tovább él a papíralapú nyilvántartás-irattározás, egyre nagyobb teret nyer az iratok elektronikus nyilvántartása. Lassan elfogadottá válik a kizárólag elektronikus úton keletkező iratok (egyszerű, fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással, időbélyegzővel ellátott), illetve a korábban papíralapon keletkezett, digitalizált és elektronikus módon tárolt iratok elektronikus irattározása. Azzal azonban számolni kell, hogy a hagyományos papíralapú iratkezelés és irattározás, valamint az elektronikus iratkezelés egymás mellett élése nem szűnik meg. A keletkező ún. vegyes iratok (papíralapú és elektronikus együtt) az iratkezelés egyik komoly problémáját jelentik. Az iratkezelési rendszer helyes megválasztása után el kell dönteni, milyen iktatási mód a legalkalmasabb a szerv iratnyilvántartásának vezetésére. Az iktatás célja az irattal kapcsolatos valamennyi lényeges adat és intézkedés írásos rögzítése, az iratok helyének megállapíthatósága, a munkajogi felelősség megállapíthatósága, a törvényesség érvényesülésének és a határidők megtartásának ellenőrzése, az ügyintézés folyamatának dokumentálása és segítése, a szervezeti egység iratforgalmának dokumentálása (bizonyíthatóság). A hazai gyakorlatban az alábbi iktatási formák használatosak. ♦ A sorszámos iktatás használatakor minden iratváltás külön iktatószámot kap. Év elején az első iktatószám a tárgyévben az 1 (ehhez kapcsolódhat osztott iratkezelés esetén az iktatási hely jele), illetve számkeret használata esetén a számkeret első száma. ♦ Alszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett (beérkezett) első irat kapja a kezdőszámot (sorban következő számot, ami a főszám), majd a további levélváltásokat a főszámhoz kötődő alszámokon tartják nyilván. A hagyományos, papíralapú iktatókönyvek 4, 8, ritkábban 16 alszám használatának lehetőségét biztosították,
