Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.8. Az iratkezelés folyamata, az irattári munka ■ 399

gédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását szabályozza. Az iratkezelési szabályzatnak más, a szervezetnél készült alapszabályozással összhangban kell készülnie.

Ilyen alapdokumentum az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezeléssel összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető beosztását rögzítő szervezeti és működési szabályzat (szmsz), az elektronikus adatok, adathordozók védelmét, a mentési eljárásokat is rögzítő informatikai biztonsági szabályzat, valamint a személyes adatok védelmét rögzítő adatvédelmi szabályzat. Ha az adott szerv ISO minősítéssel rendelkezik, úgy a minősítési dokumentáció is kapcsolódik az iratkezelési szabályzathoz.

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy

♦ az iratok azonosíthatók, fellelési helyük, útjuk követhető, ellenőrizhető és visz- szakereshető legyen,

♦ az iratok tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető,

♦ az iratok kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen,

♦ az iratok szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek,

♦ a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen,

♦ a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen,

♦ az iratkezelés az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson.

Az iratkezelés szervezetét úgy kell kialakítani, hogy az egyszerre tegyen eleget az iratok biztonságos megőrzése levéltári szempontú követelményének, ugyanakkor eredményesen szolgálja az adott szerv rendeltetésszerű működését.

Az iratkezelés szervezete lehet:

♦ Központi iratkezelés: egyetlen központi helyen történik az iratkezelés valamennyi mozzanata, azaz a beérkező és kimenő iratok átvétele, az iktatás, a mutatózás, a postázás, az átmeneti irattár működtetése.

♦ Osztott iratkezelés: az ügyiratkezelés valamennyi mozzanata néhány kivételtől eltekintve külön-külön, az egyes szervezeti egységeknél történik.

♦ Vegyes iratkezelés: a központi és az osztott iratkezelést együttesen alkalmazzák. Az iratkezelés szervezetének megválasztási szempontjait meghatározza:

♦ A szervezeti egységek egymással való kapcsolata, amely alapján megállapítható, hogy önálló szervezeti egységként látják el a feladatot, vagy valamely szervezeti egység részeként, de azok tevékenységétől elkülönítetten, mint csoport végzik azt el. Lényeges szempont, hogy az adott szervezeti egység milyen további feladatot lát el.

♦ A feladat ellátását végző szervezet területi elhelyezkedése (azonos helyiség, különálló épület, eltérő helyiség).

♦ A humánerőforrással való gazdálkodás terén a hatékony kihasználás lehetővé tétele.

♦ Az adott szerv nagysága (alkalmazottak száma, ügyiratforgalom jellege és meny- nyisége).