Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
398 ■ 4. Irattan és iratkezelés ségek optimalizálhatóak. így például a MÓL Nyrt.-nél 2004-ben az öt évnél tovább őrzendő iratok mennyisége mintegy 40 000 fm-t tett ki, amit országszerte 22 irattárban tároltak. A szervezet racionalizálása során az irattárak többségét felszámolták, és összesen 5 regionális irattári központot alakítottak ki, amelyeket technikailag felkészítettek az elektronikus úton történő adatszolgáltatásra. Egy év alatt, 2003-2004-ben 12 000 fm iratanyag digitalizálását végezték el. A XXI. század elején az iratok fizikai helye már nem meghatározó tényező az irattárolásban. Több multinacionális cég követi azt a gyakorlatot, hogy egyes szervezeti egységeit valamely más országban, összevontan működteti. Egy adott cég esetében például minden európai országban lévő tagvállalat pénzügyeit a lengyelországi részlegben intézik, ami azt jelenti, hogy minden más országban keletkező bizonylat szkennelés után elektronikus úton megy könyvelésre, jelen esetben Lengyelországba. Ha a szkennelt bizonylat megfelel a jogszabályi előírásoknak, azaz minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel is ellátják, valamint a vonatkozó előírások szerinti formai-tartalmi feltételeket is betartják, akkor az eredeti papíralapú bizonylat kiselejtezhető, további tárolása nem szükséges. Azt sem szabad elfelejteni, hogy egyre több esetben már csak elektronikus számla keletkezik, amit ki sem nyomtatnak. A vállalati iratkezelést egyre inkább áthatja az elektronikus iratkezelés, de a közigazgatással ellentétben itt nem kötelező tanúsított szoftverek alkalmazása. Más kérdés, hogy a tanúsított szoftverek megbízhatósága visszahathat az üzleti életre is, azaz egy magántulajdonú gazdálkodó szerv is szívesebben alkalmaz biztonságosabb iratkezelést lehetővé tevő szoftvert. (Az elektronikus iratkezelést illetően lásd még a 7.8. alfejezetet.) 4.8. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA, AZ IRATTÁRI MUNKA ■ haraszti viktor 4.8.1. Az iratkezelés célja, iratkezelési rendszerek, iktatás Az iratkezelésre vonatkozó előírások a köz- és a magánszférában eltérőek ugyan, de a gyakorlati megvalósításban sok az azonosság, hasonlóság. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelését a levéltári törvény rendelkezéseinek figyelembevételével a 335/2005-ös kormányrendelet előírásai szabályozzák. Magánirat-kezelésre vonatkozóan állami szintű szabályozás nincs hatályban, magániratot keletkeztető szerv az iratkezelésére vonatkozó szabályokat maga alakíthatja ki, annak biztosításával, hogy irattári anyagának maradandó értékű része épségben és használható állapotban a jövő nemzedékek számára is fennmarad. A köziratkezelésben szigorú szabály az egységes, illetve egyedi iratkezelési szabályzat és irattári terv készítésének kötelme, amelynek kiadási rendjét a 4.6. alfe- jezetben ismertettük. Az iratkezelési szabályzat az adott szerv iratkezelési rendjét, azaz az iratok biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, se
