Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.7. A vállalati iratok kezelése ■ 397

zat és irattári terv készítése, az irattározás sok esetben csupán eseti vezetői utasítások alapján történik. A privatizált gazdálkodó szerveknél az 1970-es években kialakított rendszerek, irattári tervek gyakorlata esetenként tovább él, de az újonnan alapított, illetve a külföldi tulajdonban lévő gazdasági társaságok iratkezelése olykor már nyomokban sem emlékeztet a hazai iratkezelési gyakorlatra.

4.7.4. A vállalatok (gazdálkodó szervek) iratkezelési gyakorlata ma

A vállalati iratkezelés mai gyakorlata rendkívül szerteágazó, a hagyományos papíralapú iratkezelés éppúgy megtalálható benne, mint az elektronikus iratkezelés teljes vertikuma, és természetesen mindezek vegyes rendszerei.

Az iratkezelés egyik költséghatékonynak tekintett megoldása az outsourcing, azaz az irattározás kiszervezése egy erre szakosodott vállalkozáshoz. A nyugat-európai gyakorlatban az irattározási tevékenységet sok esetben logisztikai cégek végzik egyik üzletágukként. A hazai piacon is jelen van már több nyugat-európai székhelyű vállalkozás, de hazai vállalkozókat is találhatunk. Sajnos szakképzett irattáros alkalmazása továbbra sem előírás, azonban az 1990-es évek viszonyaihoz képest jelentős előrelépés, hogy működő cégek irattározása esetén a megrendelő részéről van ellenőrzés, és hibás teljesítés esetén fennáll a szankció lehetősége is. Az out- sourcing-tevékenység felölelheti a teljes iratkezelést, azaz a postabontást, iktatást, expediálást, irattározást is, természetesen az ügyintézés folyamatát kivéve.

A legtöbb esetben azonban a központi irattári feladatokat (előírt ideig történő tárolás, selejtezés, kölcsönzés, betekintés stb.) szervezik ki. Az elvégzendő feladatokat minden esetben a megbízó és a vállalkozó közti szerződésben részletezik. A legtöbb esetben a megbízó már interneten, biztonságos ügyfélkapun keresztül juthat el az irattári szolgáltatóhoz, megtekintheti a raktári jegyzékeket, kezdeményezheti az iratkikéréseket, és szkennelés után gyorsan hozzá is juthat a kért iratokhoz. Amennyiben a megbízónak eredeti iratra van szüksége, azt a szolgáltató a lehető leggyorsabban juttatja el a megrendelőnek. Mind a raktározás, mind az iratok tárolása (tárolóeszköz, de akár egyes iratok szintjén is) az egyedi azonosítást jelentő vonalkódtechnikára épül, amelynek - és természetesen a szükséges informatikai eszközök, adatbázisok - segítségével az iratok rövid idő alatt előkereshetőek.

Az outsorcing-megoldás előnye, hogy nem kell megfelelően felszerelt irattári helyiséget biztosítani az iratoknak, és a szükséges szakképzett személyzetet is a vállalkozó biztosítja. A vállalkozó végzi az iratok előkészítését a selejtezésre, majd - a megbízó jóváhagyása után - az iratok megsemmisítését az adat- és titokvédelmi szabályok betartásával.

Persze nem minden vállalat járja ezt az utat, ugyanakkor a saját üzemeltetésű központi irattárak esetében is a költséghatékonyság az egyik legfőbb vezérlő elv. Nagyobb, országos szervezeteknél az egyes területi szerveknél lévő központi irattárak összevonásával egy vagy több irattári központba mind a dologi, mind a bérkölt