Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

378 ■ 4. Irattan és iratkezelés

tályba a tanácsi szervek ügyiratkezeléséről szóló 1028/1963. (XII. 17.) kormányhatározat végrehajtására kiadott 5/1963. (TK 78.) KE utasítás, amely mellékletként mintaszabályzatot tett közzé a tanácsi szervek részére, és kötelezően előírta a központi iratkezelést, azaz az iratoknak egy iktatókönyvben, ágazati osztottság nélküli kezelését. A községi tanácsi szervek részére külön szabályzat állt rendelkezésre, amely alapelveiben azonos volt a magasabb szintre készített előírással. A szabályzat következetes alkalmazásával a tanácsi szerveknél az iktatás rendjét sikerült megszilárdítani.

A közigazgatási rendszámos-csoportszámos rendszer tárgyi egységekbe sorolta az iratokat, de az egyes irat besorolása, megtalálása a rendszer alapján nehézkes volt. A sorszámos (alszámos) iktatás esetében az egyes iratok irattárból történő előkeresése a sorszámos rend miatt igen könnyen ment, de tárgyi egységek hiányában a selejtezés, levéltári átadás darabszintű átnézést igényelt. Az ügykörjegyzékek nem oldották meg teljeskörűen a problémát, így a két rendszer előnyeinek együttes kezelését, hátrányainak kivédését a jogalkotó az 1969. évi 27. törvényerejű rendeletben kísérelte meg.

4.5. IRATKEZELÉS AZ 1969. ÉVI 27. TVR. ALAPJÁN

■ ALFÖLDI VILMA

4.5.1. Az 1969. évi 27. tvr. és hatása az iratkezelési kultúrára

A levéltári anyag védelméről és a levéltárakról szóló 1969. évi 27. törvényerejű rendelet (a továbbiakban: Ltvr.), valamint a végrehajtására kiadott 30/1969. (IX. 2.) kormányrendelet és az annak mellékleteként kiadott „Irányelvek az iratkezelés szabályozásához” kisebb módosításokkal ugyan, de több mint negyedszázadon keresztül, az 1995. évi LXVI. (levéltári) törvény megjelenéséig meghatározták az iratkezelés rendjét. (Az Ltvr. rendelkezéseit az állami szervek iratainak védelméről szóló 1957. évi 4. tvr.-tel együttesen kellett értelmezni.)

A jogszabály megalkotásának egyik fő célja az iratkezelés egységesítése, az iratkezelés általános állapotának javítása volt, amit az irattári anyaghoz fűződő ügyviteli és levéltári érdekkel indokoltak. A kor gazdasági, társadalmi helyzete lehetővé tette, hogy hatálya kiterjedjen a gazdasági, társadalmi élet valamennyi területére. Kivételt csak az MSZMP szervei és iratai képeztek. Az iratkezelés általános irányelveit a Minisztertanács állapította meg. A jogszabály írta elő a hatálya alá tartozó szervek, valamint a felügyeletüket ellátó főhatóságok, illetve a levéltárak feladatait.

A tanácsi szervek iratkezelésében az Ltvr. rendelkezéseit a Minisztertanács Tanácsi Hivatala által kiadott 8/1973. (TK 51.) MT TH „Ügyiratkezelési szabályzat” megnevezésű utasítással pontosították, amelyet az 1/1982. (TK 5.) MT TH utasítás erősített meg és tett kötelezővé. Az iratkezelés megszervezését a szerv felépítését, ügyiratforgalmát figyelembe véve kellett kialakítani. A tanácsi ügyiratkezelési rendszer alapja továbbra is az alszámokra tagolódó sorszámos iktatási rendszer maradt.