Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.5. Iratkezelés az 1969. évi 27. tvr. alapján • 379

A fentebb említett 30/1969. (IX. 2.) kormányrendeletben az egységesítés érdekében meghatározták az iratkezelés legfontosabb fogalmait:

♦ Irat: minden olyan szöveg számadatsor, térkép, tervrajz és hangjegy, amely valamely szerv működésével kapcsolatban bármilyen anyagon, bármely eszköz fel- használásával keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával készült, könyv jellegű kézirat. Iratnak tekintették a kép és hangfelvételeket, valamint a gépi adatfeldolgozás útján rögzített adatokat is.

♦ Levéltári értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, tudományos, műszaki, művelődési vagy egyéb szempontból jelentős iratok. A kezelésükről és védelmükről a fentebb emlitett jogszabályok rendelkeztek.

♦ Irattári anyag: a szerv működése során keletkezett és rendeltetésszerűen annak irattárába tartozó iratok.

A jogszabály adós maradt a csak ügyviteli értékű és meghatározott idő után selejtezhető irat fogalmával.

Az Ltvr. a hatálya alá tartozó szerveknek a levéltári anyag védelme, valamint a hozzá fűződő ügyviteli és levéltári érdek biztosítása céljából elrendelte az iratkezelés célszerű rendszerének kialakítását. A 30/1969. (IX. 2.) kormányrendelet a megvalósítás érdekében előírta az iratkezelési szabályzat és ennek kötelező mellékleteként az irattári terv kidolgozását és kötelező bevezetését 1971. január 1-jei hatály- lyal. (Az időpontot később 1972. január 1-jére módosították.)

Az egységesítés érdekében meghatározták az iratkezelési szabályzat és az irattári terv fogalmát is:

♦ Iratkezelési szabályzat: meghatározza az iratok őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését, levéltárba történő átadását.

♦ Irattári terv: jegyzék, amely alapján az iratokat rendszerezni kell. Az irattári terv rendszerbe foglalja azokat az irattári tételeket, amelyek a szerv iratait tagolják. Az irattári terv határozza meg, hogy mely tételek iratai nem selejtezhetők, melyek levéltári értékűek, mikor adandók át az illetékes levéltárnak, és a selejtezhető tételek mikor selejtezhetők.

Meghatározták a szabályzatok kiadásának rendjét is:

♦ Egyedi iratkezelési szabályzatot ad ki a szakminiszter, illetve az országos hatáskörű szerv vezetője a művelődési miniszterrel egyetértésben a minisztériuma, illetve a felügyelete alá tartozó országos hatáskörű szerv részére.

♦ Egységes iratkezelési szabályzatot ad ki a szakminiszter a felügyelete alá tartozó azonos jellegű, illetve szintű szervek részére.

♦ Mintaszabályzatot ad ki a minisztérium a felügyelete alá tartozó egyéb szervek részére.

Az állami szerv a mintaszabályzat alapján egyedi szabályzatot készített, és e szabályzatot a közvetlen felügyeleti szerv hagyta jóvá. A tanácsszervek iratkezelését a Minisztertanács elnöke a Minisztertanács Tanácsi Hivatala útján egységesen szabályozta a 8/1973. MT TH utasítás alapján. A társadalmi szervezetek és országos szerveik iratkezelési szabályzatait a fenti jogszabályok figyelembevételével, a mű