Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.4. Iratkezelési reformok 1945-1969 között ■ 377

4.4.3. Az 1956 utáni változások

Az 1950-es évek második felére mind az ügyviteli, mind a levéltári szakemberek egyöntetűen a csoportszámos rendszer megszüntetése mellett tették le a voksukat. Az 1058/1956. MT határozat eleget tett ennek, a pártállami vezetés ezen a téren beismerte az országosan egységes, központi szabályozás kudarcát. A határozat az iktatás és iratkezelés rendjének megállapítását a minisztériumokra bízta, előírva a központi iktatóhivatalokban a sorszámos iktatási rendszer visszaállítását.

Változást jelentett az 1948 előtti időszakhoz viszonyítva, hogy az egyszerű sorszámos iktatás helyett több helyen a sorszámos-alszámos iktatást kezdték el alkalmazni, amelynél az ügybeni első irat kapta a sorszámot, és ha az ügyben több levélváltás történt, minden egyes további bejövő, illetve kimenő iktatandó irat a sorszám alá tört alszámot kapott. Az iktatókönyvben 4, 6 illetve 8 alszám rögzítésére volt lehetőség, az ezeken felüli alszámokat iratjegyzéken vették nyilvántartásba. Nagy tömegben jelentkező, azonos ügyek esetén gyűjtőszámot és gyűjtőívet alkalmaztak. Gyűjtőszámon kerülhettek iktatásra a különféle azonos tárgyú engedélyek, ahol az egyes engedélyeket alszámokra iktatták.

Az elkövetkezendő tíz évre az iratkezelést az állami szervek iratainak védelméről szóló 45/1958. (VII. 30.) kormányrendelet határozta meg. (A kormányrendelet tanácsokra vonatkozó végrehajtási szabályait az 1/1960. [TK 10.] KE utasítással rendezték.)

A rendelet előírta, hogy az állami szervek működése során keletkezett iratok őrzését és selejtezését az illetékes miniszterek, illetve országos hatáskörű szervek szabályozzák. A történeti és az ügyviteli értékű iratokat ügykörjegyzékbe kellett foglalni. A rendelet érdekessége, hogy 10 évben határozta meg a legrövidebb őrzési időt. Előírta az iratok épen és rendezetten való megőrzési kötelezettségét, a szerv vezetőjének kötelességévé tette az iratok kezeléséhez szükséges dologi (felszerelt tárolóhely, irattár), valamint személyi (iratkezelő, irattáros) feltételek biztosítását.

A szervek részére iratselejtezési kötelezettséget írt elő, egyúttal rögzítette, hogy az iratselejtezések levéltári ellenőrzése az illetékes levéltár feladata. A rendelet a levéltárnak lehetőséget biztosított a kiselejtezésre javasolt iratokból bármit kiemelni és a levéltárba átvenni. Ugyanakkor a titkosan kezelt iratok selejtezésének levéltári ellenőrzése csupán a kiselejtezett iratok átvizsgálására terjedt ki.

A ki nem selejtezett iratanyagot az állami levéltárak vették át. Az iratok átadá- sát-átvételét jegyzék kíséretében tárolóeszközeikkel (téka, dosszié, fedőlemez, heveder stb.) együtt az átadó költségén kellett lebonyolítani.

Az Országos Levéltárban 1963-ban végzett felmérés megállapította, hogy a központi államigazgatási szervek 90%-a sorszámos, alapszámos iratkezelést alkalmazott (lásd a 4.8.1. pontot). Az iratokat iktatási számukon helyezték irattárba, ami a témánkénti csoportosításra továbbra sem adott lehetőséget. A tárgy szerinti iktatás-irattározás megszűntével újra előtérbe került az iratok gyors, pontos visszakeresését biztosító tárgy- és névmutatók készítésének gyakorlata.

A tanácsi szervek iratkezelésének egységessé tételére 1964. január 1-jén lépett ha