Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
374 ■ 4. Irattan és iratkezelés 8.000 Földművelés, mezőgazdaság, őstermelés 8.800 Közellátás 9.000 Ipar, bányászat 10.000 Állami gazdálkodás ellenőrzése, anyagelosztás és ármegállapítás Mint a felsorolásból is látható, a közigazgatási számrendszer a decimális rendszert nem következetesen alkalmazta, az osztályokat az első számjegy jelöli, de három esetben a második számjegyet is felhasználták. Az utolsó osztályban a többivel ellentétben öt számjegyet használtak. A rendszerben a második (az említett három esetben a harmadik) számjegy az alosztályt, az utolsó két számjegy az ügycsoportot jelölte. A közigazgatási osztályok további tagolását is előre kidolgozták, ettől eltérni nem lehetett. A tagolásokat az alábbi példa szemlélteti: 8.000 Mezőgazdaság 8.200 Mezőgazdasági termelés 8.210 Növénytermelés 8.211 Vetőmagügyek 8.212 Takarmánytermelés 8.213 T akarmánytartósítás 8.214 Cukorrépa-, dohánytermelés 8.215 Kapásnövények termelése 8.126 Növénynemesítés A legnagyobb változást azonban az jelentette, hogy a közigazgatási számrendszer alkalmazásánál a naplószerű, iktatókönyvbe történő iktatás megszűnt, helyette a tárgyak szerinti, illetve jelzőszámok („rendszámok") szerinti iktatást vezették be. Ez azt jelentette, hogy minden, az adott szervnél előforduló ügycsoport számára külön, a megfelelő rendszámmal ellátott ügynyilvántartó lapot nyitottak meg. Az ügynyilvántartó lapokra iktatták az egyes ügyek iratait, azok beérkezési sorrendjében. Ugyanakkor egy sorszám alatt csak négy iratváltás nyilvántartására volt mód, ha az adott ügyben ennél több iratváltás történt, akkor iratjegyzéken folytatták az ügy iratainak iktatását, alszámos rendszerben. Az iratjegyzékek a kartonok mellé nem fértek el, így azokat az iratok mellett tárolták, egyidejűleg a kartonokra „lásd iratjegyzék” utalást kellett rávezetni. Az ügynyilvántartó lapokat a rendszámok növekvő sorrendjében, dobozokban helyezték el, az egyes osztályok nyilvántartó lapjai közé elválasztólapokat tettek, az osztály, valamint az alosztályok rendszámának és megnevezésének rögzítésével. A nyilvántartás rendszere és az irattári rend egyazon rendszeren alapult, az irattárba a nyilvántartás rendjében tették az iratokat. A rendszer gyakorlati megvalósítása sok nehézséggel járt. A kiadott kezelési útmutató betűrendben közölte az alapügyeket, mindezt 77 oldalnyi terjedelemben, így a tárgy szerinti alapügy kiválasztása nehézkessé, országos szinten - a sokféle egyéni értelmezés miatt - megbízhatatlanná vált, a besorolások pontossága nagyban függött az egyes ügyintézők felkészültségétől. A téves besorolás szinte lehetetlenné tette az irat megtalálását. A számokkal jelzett, tárgy szerint vezetett iktató
