Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.4. Iratkezelési reformok 1945-1969 között ■ 375

lapos iktatás az adott államigazgatási szervnél nagyszámú iktatólap használatát igényelte, ami miatt az irat beérkezésének napja olykor nehezen volt megállapítható. A merev strukturális elv is hozzájárult a közigazgatási számrendszeren alapuló iratkezelés kudarcához, mivel a közigazgatás változásait a rendszer követni nem tudta. Míg időközben új minisztériumok jöttek létre, addig a közigazgatási szám- rendszer a létrehozásakor működő 12 főhatóságra épített.

4.4.2. A csoportszámos iktatás

Az egységes országos irattározási rendszer reformált változata a csoportszámos rendszer volt. Az állami szervek iratainak csoportszámos iktatásáról szóló 178/1951. MT rendelettel a téma- és témacsoport-megjelöléseket az átláthatóbb tárcaszinten rögzítették. Az új rendszert a bíróságok és az ügyészségek kivételével minden államigazgatási szervnél bevezették.

Az új nyilvántartási és irattári terv már tisztán decimális rendszeren alapult, a csoportszámok általában három jegyből álltak, és a tárgyi csoportok tovább-bont- hatók voltak. A tíz főcsoportot az alábbiak alkották:

♦ Államhatalmi és államigazgatási (költségvetési) szervek és vállalatok (gazdálkodóegységek) általános ügyei: szervezés, működés és felügyelet

♦ Tervügyek

♦ Pénzügy

♦ Bányászat, kohászat, nehézipar

♦ Könnyűipar, helyi ipar, építésigazgatás

♦ Mezőgazdaság

♦ Közlekedés, hírközlés, belkereskedelem, élelmezés

♦ Szociális, egészségügyi és kulturális ügyek

♦ Rendészet, igazságügy

♦ Nemzetközi együttműködés, honvédelem

A csoportszámos iktatásnál szigorú és következetes tárgyrendet állapítottak meg. A főcsoportokon belül képeztek csoportot és alcsoportot, de a rendszer további bontását már tiltották.

A mezőgazdaság főcsoport bontása így nézett ki:

6 Mezőgazdaság

64 Növénytermesztés

641 Vetőmagügyek

647 Növényvédelem

Az iktatószám képzése egy adott hivatal tárgyévi iratai esetében a következők szerint alakult.

Főcsoport/csoport/alcsoport-sorszám, azaz például 645-3; a 6., mezőgazdaság főcsoporton belül a 64 a növénytermesztést, a 645 pedig már az ipari növényeket jelentette, és jelen esetben ez a tárgyévi 3. irat. A rendszer hibájának bizonyult, hogy nem engedte meg a további bontást. A negyedik szám a szakcsoport lehetett