Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
4.4. Iratkezelési reformok 1945-1969 között ■ 373 4.4. IRATKEZELÉSI REFORMOK 1945-1969 KÖZÖTT ■ haraszti viktor A második világháború után az iratkezelés változatlan rendben folyt tovább, ami elsősorban a sorszámos rendszer használatát jelentette. A sorszámos rendszerben a beérkezett és kimenő iratokat naplórendszerben iktatták, és így történt az irattározás is. Az iktatás során az iktatott ügydarabra feljegyezték az iktatószámot és az érkezés napját. A később érkező - azonos ügyre vonatkozó - iratok új számot kaptak, a korábban keletkezett iratokat (előiratok) ehhez csatolták. Az iratok elintézés után az utolsó iktatási számon kerültek irattározásra. A sorszámos rendszer hátránya, hogy az irattárban a sorszám alapján történő lerakás eredményeképp egymás mellé eltérő tárgyú iratok kerülnek, ami megnehezítette az iratok selejtezését, levéltári átadását és az azonos témájú iratok együttes visszakereshetőségét. 4.4.1. A közigazgatási rendszámos iktatás A sorszámos rendszer hátrányai és az élet minden területén megnyilvánuló központosítási szándék vezetett 1948-ban egy egységes irat-nyilvántartási és irattározási rendszer bevezetéséhez. A közigazgatási számrendszeren alapuló irattári rendszer kialakítása Botár Olivér nevéhez fűződik. 1949-1951 közt volt érvényben, kötelező alkalmazását a 68/1948. MT határozat rendelte el. Az eredeti elképzelés szerint előbb az államigazgatási szerveknél keletkező iratokat, majd minden szervre kiterjesztve az azonos tárgyú iratokat egységesen tervezték nyilvántartani és irattározni. A közigazgatási számrendszerben az iratkezelés alapja az egységes iktatási és irattári terv volt, általában négytagú jelzőszámokkal. Az államigazgatási szervek részére kiadott utasítás alapján a beérkező, illetve az iratképzőnél keletkezett iratokat tárgy szerint kellett iktatni, és a tárgy szerinti iktatószámon kellett irattározni. A rendszer maga egy átfogó témafelsorolás, amely mintegy 4000 alapügyet 6000 csoportba, 100 alosztályba és 14 osztályba sorolt. Az osztályok kialakítása az alábbiak szerint történt: 0.000 Alkotmány, közjog, államigazgatás és külügy 1.000 Vallás, tudomány, művészet 2.000 Igazságügy 3.000 Szociális gondoskodás, egészségügy 3.600 Közmunka- és középítésügy 4.000 Allambiztonság, honvédelem 5.000 Közbiztonság, közrend és rendészeti igazgatás 6.000 Pénzügyek, nemzetgazdaság 7.000 Kereskedelem- és szövetkezetügy 7.600 Közlekedés, fuvarozás és hírtovábbítás
