Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
372 ■ 4. Irattan és iratkezelés 4.3.5. Az alapszámrendszerű iratkezelés meghaladásának kísérlete A közigazgatási iratok közötti tartalmi összefüggéseknek a háromfokozatú alapszámrendszer tárgyi iratcsoportosításánál (kútfő, tétel, alapszám) részletesebb, tökéletesebb megjelenítését, a nyilvántartás korlátlan bővítését, az iratforgalom gyorsítását és az iratkezelésre fordított idő- és munkamennyiség csökkentését célozta a tizedes rendszer ügyviteli és irattári alkalmazása. A tizedes rendszert a magyar miniszteriális igazgatásra - amerikai tanulmányútjának tapasztalatai alapján - János- sy Dénes, az Országos Levéltár későbbi főigazgatója adaptálta. Iratkezelési rendszerét a gyakorlatban 1929-1931 között három évig alkalmazták a Vallás- és Köz- oktatásügyi Minisztériumban. Az egyik legfontosabb változtatása abban állt, hogy szakított a beérkezési sorrendben történő folyószámos iktatással, és a mindenkori tárgy határozta meg az irat helyét a hatóság teljes tevékenységi körét lefedő, előre kidolgozott, tizedes rendszerű számkombináció alapján. Ebben a rendszerben minden iktatószám három számkontingensből kikerülő fő-, al- és naplószámból tevődött össze. A fő- és alszám a tizedes rendszerű szervezeti és ügyköri sémában, ábécérendben (lásd alább) rögzített állandó jellegű eleme volt az iktatószámnak, az előbbi az illetékes hivatali egységet, az utóbbi annak valamelyik ügycsoportját jelezte. A naplószám viszont olyan folyószám volt, amely a fő- és alszám alatt kialakított tárgyi iratcsoportba való beérkezés sorrendjét, évét, valamint az irat egyediségét mutatta, és az előiratok kapcsolására szolgált. A nyilvántartásba vétel kulcs- mozzanata az irat tárgyát kifejező vezérszó megjelölése volt, mert az elintézett ügyek iratait naptári évre való tekintet nélkül, személyi vagy tárgyi vonatkozásuk alapján a megfelelő fő- és alszámok sorrendjében kialakított iratcsoportokban a megfelelő vezérszavak alatt ábécérendben helyezték el. Az egy tárgyban történt folytatólagos iratváltást dossziéban gyűjtötték össze. Az általános szakmutatóként szolgáló számkulcs szerinti fő- és alszámok alapján kialakított irategyüttesben a vezérszavak szerinti ábécérendszerű irattározásnak biztosítania kellett a tárgy ismeretében való visszakeresést, hiszen ennek reményében szüntették meg a korábbi iktató-, név- és tárgymutató-, valamint a szerelőkönyvek vezetését. Valószínűleg a tizedes rendszer által megkövetelt logikai következetesség és pontosság teljesítésére képes szakszemélyzet hiányának tudható be, hogy ez az iratkezelési újítási kísérlet rövid életűnek bizonyult. De teljes iratkezelési restauráció mégsem következett be a Vallás- és Közoktatásügyi Minisztériumban. 1932- ben visszaállították ugyan a beérkezés esetlegességére épülő sorszámos iktatást, de az már iktatószámkeret szerint az osztályokon történt. Az osztályirattárakban az iratanyag négy szinten tagolódott, és a két legkisebb irattári egységet vezérszó jelölte. A központi irattárban az osztályok szerint tagolódott iratok és a tételek nem éveket, hanem évköröket fedtek le, majd az altételek növekvő számsorrendben, a vezérszó kezdőbetűje szerinti iratok viszont szoros ábécé szerint következtek. A korszak közigazgatási szakembereinek kiemelkedő szellemi felkészültsége ellenére a két világháború között újabb jelentős ügyviteli és iratkezelési változtatásokra már nem került sor.
