Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
4.3. Iratkezelés a polgári korban ■ 371 elkülönült iratkezelésének elrendelésével és a központi irattár selejtezési jogosítványának deklarálásával. A miniszteriális igazgatásban a belső ügyvitel decentralizálásának racionalitása nem vonható kétségbe, de az iratselejtezés minisztériumi hatáskörben hagyása és kizárólagos adminisztratív szempontú kezelése súlyos negatív következményekkel járt. A belügyminisztériumi szabályzat nem határozta meg a levéltárba tartozó minisztériumi iratok körét, nem irányozta elő az iratselejtezésnél a levéltári közreműködést, és ezt a hiányt az Országos Levéltárnak a belügyminiszteri ügyviteli rendszerhez igazított saját szabályzata sem pótolta. A századfordulót követően az ily módon végrehajtott selejtezés vezetett a történeti értékű miniszteriális iratanyag olyan mérvű pusztulásához, amely miatt a dualizmus kori központi levéltári forrásanyag sokszor hiányosabb, mint az előző koroké. A fenti törvény alapján kibocsátott és 1903. január 1-jétől életbe lépett ügyviteli szabályzatok közül a Vármegyei Ügyviteli Szabályzat emelkedett ki, amely egyensúlyt teremtett az ügyviteli racionalizálás és a rendszeres iratselejtezés között. A vármegyei központi és járási ügyvitelben egyaránt kettőben maximalizálta az ügycsoportok szerint elkülönített, jelentékenyen egyszerűsített iktatókönyvek számát, általánossá tette a vezérszavak szerinti mutatózást, de erősen differenciálta a vármegyei központ és a járás iratkezelési és irattározási gyakorlatát. A vármegyei és városi törvényhatósági központi igazgatásban országos követelmény lett az alapszámos ügyiratképzés, amelyben mindig az illető ügy folyó évi legkisebb iktatószáma az alapszám. Ez szolgált az ügyiratok irattári elhelyezésére, amelynek nélkülözhetetlen eszköze az egyes iratok iktatószámait tartalmazó, egyúttal azok fizikai egyben tartását is szolgáló irattári irományjegyzék. A járási igazgatásban nem volt kötelező az alapszámos ügyiratképzés, hanem elegendő volt az iratok közötti kapcsolat, valamint az elő- és utóiratok feljegyzése az iktatókönyvben és az ügyiratokon. Az iratselejtezéshez meghatározták a 10, illetve 32 évig őrzendő iratfajtákat, és kimondták a magánjogi és közérdekű szempontból maradandó, valamint a történelmi értékkel bíró iratok levéltári megőrzésének elvét. A vármegyei központi igazgatásban előirányozták az irattári anyag rendszeres levéltárba adását és a selejtezésnek a levéltáros általi lebonyolítását. A járási igazgatásban a különböző színű kiselejtezési lapok rendszeresítésével az előadók feladatává tették az elintézés befejezésével egyidejűleg az iratok értékelését és az értékelés hivatalvezetői (főszolgabírói) jóváhagyását. A századforduló utáni évtized ügyviteli rendeletéinek sokaságából kiemelkedő jelentőségre tett szert az 1914-ben kibocsátott három bírósági (járási, törvényszéki és felsőbírósági) ügyviteli szabályzat, amely a jogszolgáltatás minden szintjén általánossá tette a törvénykezés funkciójához és időtartamához igazodó főlajstrom- számos iktatást. Ebben a rendszerben a peres ügy nyerte el a főlajstromszámnak nevezett nyilvántartási sorszámot, és a peres ügy befejezéséig keletkezett valamennyi vonatkozó irat - az időponttól függetlenül és évenkénti újrakezdés nélkül - folyamatosan új alszámot kapott. Ez az iktatási mód szakított a naptári évvel, és időtartama az ügy kezdetétől annak befejezéséig terjedt.
