Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

366 ■ 4. Irattan és iratkezelés

tokigazgatóság vezetője nevében expediáltak. Az egyes uradalmak ügyintézése során az írásbeliség szerepe szintén megnőtt. A tiszttartók működésükről havonta jelentést készítettek. Számadásaik havonta, negyedévente kerültek a központi számadószervek elé.

Kisebb birtoktestek estében természetesen nem beszélhetünk ilyen kiforrott írásbeli ügyintézésről. Javarészt a tulajdonos tartotta kézben a birtok irányítását, aki saját maga számára kényelmes és áttekinthető ügyintézési rendet dolgozott ki.

4.3. IRATKEZELÉS A POLGÁRI KORBAN ■ RESS IMRE

4.3.1. A birodalmi centralizmus iratkezelési öröksége

A centralizált Habsburg-monarchiában az önálló magyar igazgatási rendszer felszámolása és a közigazgatás birodalmi méretű egységesítése 1849 után együtt járt az ügyvitel és az iratkezelés teljes átalakításával. Az ügykezelési reformnak a politikai rendszerváltozással való szoros szervezeti kapcsolata és időbeli egybeesése háttérbe szorította annak a strukturális változásnak a jelentőségét, amelyet a feudális dikaszteriális és a területi, helyhatósági kollegiális hivatali eljárásról a hivatalnok személyes felelősségén alapuló ügyintézésre való átmenet jelentett. Az 1851. január 1-jétől érvényes hivatalos ügykezelési utasítás elsőként szabályozta egységesen a magyarországi közigazgatási kormányszervek és a területi hatóságok ügyviteli tevékenységét, valamint az iratok nyilvántartásának, megőrzésének rendszerét. Ez az egységesen alkalmazott, a közigazgatás teljes vertikumát átfogó ügykezelési utasítás a polgári korszak egészére kiható módon segítette elő a rendszeres ügyvitel és iratkezelés módszereinek meghonosodását. Az 1850-es évek elejétől a központi államhatalom által következetesen érvényesített ügykezelési gyakorlat különösen négy területen hozott átfogó szemléleti változást és teremtett politikai fordulatokon átívelő, maradandó ügyviteli hagyományt:

♦ a naptári év szerinti iktatás általános elterjesztése,

♦ a személyi felelősségen alapuló egyszerűsített elintézés rendszeresítése,

♦ az alapszámos ügyiratrendszer és

♦ a tárgyi alapú irattározás bevezetése.

A monarchikus abszolutizmus által szigorúan megkövetelt szabályozott ügymenet az 1948. évi fordulatig bezárólag a közigazgatás legalsó szintjén is magától értetődővé tette - a változó időszakhoz (hónap, negyedév) vagy meghatározott mennyiséghez (50 iktatmány) kötött regisztráció helyett - a naptári év szerinti folyószámos iktatást. Az iktatókönyvi rovatok egységesítése, az iktatási vezérszavak meghatározása, a szóbeli ügyintézés során és a hivatalból tett intézkedések iktató- könyvi írásbeli rögzítésének kötelezettsége, az egy tárgyban elrendelt jelentések kumuláris iktatásának lehetővé tétele a racionalitás jegyében, mind olyan mértékadó alapelvnek bizonyultak, amelyek a hivatali működés áttekinthetőségét garan