Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.3. Iratkezelés a polgári korban ■ 367

tálták. Az iktatási nyilvántartással szemben alapvető tartalmi követelményként jelentkezett a regisztrált ügy kimenetelének az iktatókönyvi bejegyzések alapján történő rekonstruálhatósága. Az iktatást kiegészítő módszer, az elintézési határidők nyilvántartása alapvetően egy korszakos ügyintézési újítás érvényesülését, a hivatali ügyek egyéni felelősségen alapuló kezelését segítette.

Az egyszemélyes hivatalnoki felelősségen alapuló ügyintézés irattani következménye a döntés előkészítést tartalmazó ülésjegyzőkönyvek megszűnése. Az ügyintézésre vonatkozó tartalmi információkat az alakilag pontosan szabályozott ügyiratokra jegyezték fel. A döntést általában a hatósági elöljáró, távollétében a helyettese hozta. Megkülönböztették a hatósági elöljáró jóváhagyására fenntartott ügyeket, amelyeket előzetesen a helyettese vett revízió alá. A hivatali hierarchiához és az intézkedés szükségleteihez igazodva határozták meg az elintézést szolgáló különféle irattípusokat. A végzést olyan beadvány hátlapjára írták és küldték vissza a beadónak, amelyet információs értéke miatt vagy hivatali érdekből feleslegesnek minősítettek. A hivatalban visszatartott beadványra válaszul rendeletet küldtek a beadó félnek vagy az alárendelt hatóságnak. Jegyzéket egyenrangú hivatalhoz vagy hatósághoz intéztek. Levelet személyesen valamely hatóság vezetője kaphatott. Jelentést pedig az elöljáró hatóságnak tettek. Különös gondot fordítottak a tisztázott iratok tartalmi helyességének ellenőrzésére, rendszeres összeolvasására.

A korszak legjelentősebb iratkezelési újítása az alapszámos ügyiratrendszer megteremtése volt. Ennek eredményeként minden hatóságnál az ügyintézés során meghatározott szám alatt egyesítették az egy ügyre vonatkozó valamennyi iratot, amelyet az irattárban is együtt helyeztek el. A két lehetséges megoldás közül a magyarországi ügyviteli utasítás a visszacsatoló rendszert írta elő, vagyis az ügykezdő irat iktatószámát tette meg alapszámnak. Ebben a visszacsatoló rendszerben a változatlan alapszám stabil nyilvántartást, könnyebb mutatói visszakeresést biztosított.

Az alapszámos ügyiratrendszert a tárgyi alapú irattározás teljesítette ki. Ennek előfeltételét az irattárat kezelő hivatalnok által készített betűrendes mutatókönyv rendszeresítése képezte, amelyet személynevek, helynevek és tárgyak szerint vezettek, és feltüntették benne az ügyirat irattári elhelyezését. A közigazgatási ügyiratok tárgyi alapú irattári elhelyezése kötelezően előírt, az államapparátus felépítését tükröző, szigorúan logikai felépítésű rendszerezési séma szerint történt, amely lényegében az irattári terv funkcióját töltötte be. A huszonegy sorozat (irattári főosztály) a császári háztól a közigazgatási ágazatokon keresztül a községekig terjedt. Az iratokat ily módon ügykörök, azon belül tárgyak szerint csoportosították. A sorozatokon belül a tételek (irattári alosztályok) kialakítása deduktív módon történt, ami lehetővé tette az igazgatási ágazat egészére vonatkozó általános irattételek után a speciális tárgyú iratok csoportos rendszerbe illesztését. A tételek belső rendjét az ügykezdő alapszámok növekvő számsorrendje határozta meg. A tárgyi alapú irattározást az ügyforgalomtól függően ciklikusan évenként, de többnyire két- vagy háromévenként zárták le. A lezárt időszak ügyéhez tartozó új irattal új alapszámot nyitottak, és feljegyezték rá az előirat irattári helyét, azaz a jelzetét. Az