Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
4.2. Iratkezelés a polgári kor előtt ■ 363 származó ún. országos levéltárat, illetve a saját birtokaikra, illetve a konvent, káptalan működésére vonatkozó ún. magánlevéltárat. A hiteleshelyek fontosságát jelzi, hogy azokon a területeken, ahol a reformáció idején megszűnt a káptalan, illetve a konvent, mint Gyulafehérvár, Várad és Ko- lozsmonostor esetében, világi személyek, ún. requisitorok vették át szerepüket. Ok végezték a korábbi bevallásokról a másolatok kiadását, illetve ha kellett, különböző esetekben el is jártak. A hiteleshelyek jelentőségüket a kora újkorban fokozatosan elveszítették, de felszámolásukra csak 1874-ben került sor. 4.2.3. Városi írásbeliség A városok kezdetektől fogva nagy gondot fordítottak kiváltságleveleik őrzésére, hiszen létezésük alapjait jelentették az okiratok. A városok nagyjából a XIV. század végére megszerezték a jogot maguknak, hogy polgáraik ügyében maguk járjanak el. A városi tanács közhatósággá emelkedett, kizárva ezzel polgárai életéből a hiteleshelyek, a megyék, illetve a közjegyzők működését. A városi élet differenciálódása magával hozta az írásbeli ügyintézés fejlődését is. Eleinte a városi jogbiztosító okleveleit és mellettük a városi írásbeliség más darabjait egyetlen könyvbe, a városi könyvbe (Stadtbuch) vezeték be. Később a fentebb jelzett differenciálódási folyamat során a városi könyvek is elkülönültek, a XIV. század második felétől külön kötetben vezették a tanácsülések jegyzőkönyveit, külön tartották nyilván a polgárokat, külön vezettek bírósági jegyzőkönyvet, külön kötetbe másolták a végrendeleteket, külön vezettek telekkönyvet, illetve a számadások és az adókimutatások is elkülönültek. A városi írásbeliség irányítása a városi jegyző (nótárius, sindicus) kezében volt, akit munkájában, ha szükséges volt, írnok segített. A városok már a XV. században nagy gondot fordítottak okleveleik és könyveik kezelésére és őrzésére. Bártfán már 1400 körül kivonatokat vezettek az oklevelek hátára, Sopronban pedig 1469-ben a jegyző külön regisztrumot készített az oklevelekről. A XVI. század elejétől egyre sokasodnak az adatok, amelyek a városi levéltárak rendezéséről szólnak. A XVIII. századig a fentebb vázolt rend szerint zajlott a városi írásbeliség, amelyben a kulcsszerepet továbbra is a város jegyzője játszotta, aki többnyire saját kezűleg vezette a tanácsülési jegyzőkönyvet, és akit munkájában általában egy kancellista segített. A jegyző feladata volt a tanácsülésen született döntés alapján a fogalmazvány elkészítése, amit azután a polgármester vagy valamely tanácsos hagyott jóvá, a tisztázat elkészítése pedig általában a kancellista feladata lett. Sok helyen gyakorlat volt, hogy a fogalmazványokat a tanácsülés során felolvasták. A tisztújításra kiküldött biztosok felügyeletének köszönhetően az iratok megőrzésére, sőt lajstromozására és mutatózására is egyre több helyen fordítottak gondot. A XVIII. század végére a lajstromok és mutatók különböző típusai alakultak ki, és az iratokat különböző formai, illetve tartalmi alapú sorozatba osztották.
