Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.2. Iratkezelés a polgári kor előtt ■ 359

hozó kormányszervek szerint, például külön helyezték el a kancelláriai előterjesztésekre érkező uralkodói válaszokat (originales referadae), a Haditanácstól (Hofkriegsrat), az Udvari Kamarától (Hofkammer) érkező átiratokat (insinuata), illetve a kancellária saját fogalmazványait. Egy-egy ügy összetartozó darabjainak újbóli összegyűjtése egyáltalában nem volt egyszerű feladat.

A kancelláriánál jóval nagyobb jelentőséggel bírt a magyarországi igazgatás szempontjából az 1528-ban alapított Magyar Kamara. Ennek ügyintézésében a központi szerepet a titkár játszotta, ő készítette elő a kamarai tanács ülésén tárgyalandó ügyeket, feljegyzéseket készített a tanácsülésről, illetve az ülésen határozottakról, és szintén az ő feladata volt az ügy intézésével kapcsolatos iratok megfogalmazása, a fogalmazványokat pedig az elnök ellenőrizte. A titkárt terhelte a kamara által kiadott instrukciók, szabályzatok tervezeteinek elkészítése. A kiterjedt munkakör hozta magával, hogy már a XVI. század második felében két titkár működik, illetve esetenként altitkárt neveznek ki. Az intenzív írásbeliség vezetett a kamarai iroda kifejlődéséhez, amelyet az egyik titkár irányított, itt működtek a kamarai írnokok vagy jegyzők (cancellista, scribae, jurati notarii). A XVII. század első feléből származnak az első adatok a fogalmazókról (concipistae), akik azonban ekkoriban még nem annyira a fogalmazványok elkészítésével foglalatoskodtak, hanem inkább a kiadóhivatal (expeditio) feladatait vették magukra. A kamarai irattár (regestratu- ra) őrzése és gondozása külön tisztviselő, a regestrator feladata volt. Segédjével ő kereste elő a tanácsülés számára szükséges iratokat. Sikeres munkája érdekében a beérkező iratokat rendszerezte, és lajstromokkal, illetve mutatókkal látta el. A királyi leiratokat például külön kamarai könyvekbe másolták, amelyeket szintén libri régimék neveztek. Már igen korán, a XVI. században megjelennek a beérkezett iratokon hátiratok, amelyek röviden összefoglalják a beérkező irat tartalmát. Ezeket később meglehetős részletességgel készítették el, külön indexkötetekbe másolták, ami nagymértékben megkönnyítette az iratsorozat használatát. A kiadmányok fogalmazványaihoz szintén mutatókönyvek készültek, amelyekbe a hátlapi fogalmazványokat vezették be. Ügyvitelről ebben a korban még nem lehet beszélni, mert bár az ügyintézéshez szükséges iratokat az ügy tárgyalása idejére összegyűjtötték, de az elintézés után szétválasztották, és külön időrendi sorozatba osztották be azokat. így külön őrizték a királyi leiratokat (benignae resolutiones), a kamarai fogalmazványokat (conceptus expeditionum), illetve a magánosoktól vagy más kormányszervektől a kamarához intézett iratokat. Ezt a gyakorlatot nem mindig érvényesítették következetesen, mert az eredeti beadványok nem egy esetben a leiratok mellett maradtak.

1720 után a Magyar Kamaránál külön jegyzőkönyvvezetőt (protocollista) alkalmaztak, akinek kötelessége lett a tanácsülési jegyzőkönyv vezetése, továbbá feladata volt a beérkezett és az elnök által „praesentatum”-mal ellátott iratok feljegyzése, kezdetleges iktatása. Jelentős változás következett be a Magyar Kamara ügyintézésében 1740 után, amikor is először kísérelték meg a kamarai ügyintézést szakágakra bontani, különbizottságokat hoztak létre, amelyek egy-egy szakág (sóügy, gazdasági/uradalom, jogügy, városok, salétrom- és lőporügy, harmincadügy)