Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
360 ■ 4. Irattan és iratkezelés ügyeit intézték. A bizottságok önálló ügykezeléssel rendelkeztek. Egy bizottsághoz négy-hat tanácsos tartozott, mellettük egy-két titkár, egy jegyzőkönyvvezető és egy irodai segéderő működött. A bizottságok által tárgyalt és véleményezett ügyeket a kamarai tanács döntötte el, jóváhagyás után az ügyet intéző titkár készítette el az elintézés fogalmazványát. A török hódoltság alatt álló országrész felszabadítása után elkerülhetetlenné vált egy új, központi kormányszerv megszervezése. Hosszas tárgyalások után 1724- ben került sor a Helytartótanács megalapítására. A tanács ügyintézése hasonlított a kancellária és a kamara ügyintézésére, bár annál némely ponton fejlettebb vonásokat mutatott. A beérkező iratok az elnök elé kerültek, aki azután az irodaigazgatójához (director cancellariae) továbbította. Az irodaigazgató feladata volt a beérkező iratok lajstromba foglalása (protocollum domesticum directorale), ezután került sor az ügy kiosztására egy tanácsosnak, aki elkészítette az ügyben a javaslatát, amelyet azután ismét tanácsülésen tárgyaltak meg. A tanácsülésről a Helytartótanács jegyzője (protocollista, actuarius) jegyzőkönyvet vezetett. A meghozott döntés alapján az elintézés megfogalmazása a titkárok feladata volt, akik az irodát ténylegesen irányító kiadó (expeditor) kezéből kapták meg a fogalmazványt. A kész fogalmazványt az irodaigazgató, illetve ha különösen fontos ügyről volt szó, az elnök hagyta jóvá. Az ügyintézés lezárulása után az irat az irattárnok (regestrator) kezébe került, aki azt lajstromba vette, róla kivonatokat készített. A regestrator látta el egyúttal a pecsétőri funkciót is. Az elintézett iratokat a Helytartótanácsban is szétbontották, és alaki állagokba rendezték, amelyek a másik két kormányhatósághoz hasonlóan egyoldalú sorozatok voltak, azaz vagy csak a beérkező iratokat, vagy csak a kiadmányok fogalmazványait tartalmazták. 4.2.1.3. A NAGY IRATKEZELÉSI REFORM, A „NOVA MANIPULATIO” KORA (1769-1848) A Habsburg Birodalom a XVIII. század közepétől folyamatosan kísérletezett azzal, hogy a más európai nagyhatalmakkal szemben fennálló ügyvitel-szervezési hátrányát kiegyenlítse. Az e célból a központi kormányszerveknél végrehajtott reform egy idő után továbbgyűrűzött a magyar kormányszervek felé. A reformok célja egy gyorsabb és hatékonyabb közigazgatás létrehozása volt. A követelményeknek a korábbi irattári rend, amely formai alapon szétbontotta az iratokat, már nem tudott eleget tenni. Az új rend célja az egy ügy intézése során keletkezett iratok együtt tartása (ügyirat) volt. A magyar kormányszerveknél az 1760-as években egymás után vezették be az ún. „nova manipulatió”-t, az új ügykezelést. A döntő újítás az iktatás bevezetése volt, ami a Helytartótanácsnál 1769-ben, a Magyar Kancelláriánál 1770- ben, a Magyar Kamaránál 1773-ban, az Erdélyi Kancelláriánál 1775-ben következett be. Ennek értelmében kötelező lett az egyszerű sorszámos iktatás, amely révén a korábbi egyoldalú iratsorozatok helyett kétoldalú, bilaterális sorozatok jöttek létre. A Magyar Kancellária esetében a jegyzőkönyvvezető iktatott, és rövid tárgykivo
