Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
358 ■ 4. Irattan és iratkezelés 4.2.1.2. IRATKEZELÉS A KORA ÚJKORI KÖZPONTI HIVATALOKBAN 1526 után a magyar kormányszervek életében is jelentős átalakulás következett be. A királyi Magyarország a Habsburg Birodalom része lett, és ez óhatatlanul befolyásolta a hivatalszervezet működését is. A középkori Magyarország központi kormányszerve, a kancellária, ha nem is szűnt meg, szerepe jelentősen átalakult, jelentőségéből sokat veszített az uralkodó mellett működő más kancelláriák, különösen az Udvari Kancellária (Hofkanzlei), illetve 1558 után Birodalmi Kancellária (Reichs- hofkanzlei), majd 1620-tól az Osztrák Udvari Kancellária (Österreichische Hofkanzlei) ellenében. A magyar és osztrák hivataltörténet között régóta vita tárgyát képezi, hogy a Magyar Kancellária önálló szerv volt-e, vagy csak expedíciós osztály. Bizonyos jelenségek az önállóságra utalnak, például néhány évtizedet leszámítva nem az Udvari Fizetőhivatal (Hofzahlamt), hanem a Magyar Kamara fedezte a kancellária munkatársainak költségeit, de más jelenségek, például más kormányszerveknél megfogalmazott és a Magyar Kancelláriához csak letisztázásra és expediálásra átküldött darabok expedíciós osztály voltát erősítik. E jelenségek ellenére a Magyar Kancellária minden bizonnyal önálló szerv volt, amely azonban kicsi személyzeténél és ügyköri megoszlásánál fogva esetenként csak expedíciós szervként működött. A kancelláriai ügykezelés nem sokat változott az előző korhoz képest, az egyszerűbb fogalmazványokat az írnokok, a bonyolultabbakat a kancellária titkára készítette el, aki egészen az 1690-es átszervezésig döntő szerepet játszott a kormányszerv életében. A titkár mellett még a registratort (lajstromozó) kell kiemelnünk, aki egyúttal a királyi pecsét őre (conservator sigilli) is volt, és elvégezte a taxaszedés feladatát is. Sajnos az iratkezelés milyenségéről alig tudunk valamit, tekintve, hogy a kancelláriai levéltárnak csak a töredékei maradtak meg. A megmaradt iratok közül a legnagyobb jelentőséggel a Libri regii névre hallgató másolati kötetek bírnak (MOL A 57), ahova a fontosabbnak ítélt döntéseket másolták be. A török visszafoglaló háborúk nyomán szükségessé vált a patriarchális viszonyok reformálása, hogy a kancellária a megnövekedett igazgatási feladatoknak eleget tudjon tenni. Az átszervezések az iratkezelés terén is éreztették hatásukat. Az 1690-es instrukció kollegiális szervvé alakította át a kancelláriát, ahol a kancellár mellett négy tanácsos és két titkár működött. Az ügyek érdemi intézése a titkárokra hárult, az ő feladatuk volt az ügyek előkészítése. A már előkészített ügy került a hetente négyszer ülésező tanács elé (1727. évi instrukció), ahol döntés született róla. A döntés értelmében készítette el a titkár a kancelláriai fogalmazványt, amelyet azután a kiadó (expeditor) adott át másolásra az írnokoknak (juratus nótárius). Az elkészített, ellenőrzött iratot a registrator mint a királyi pecsétek őre megpecsételte. Útnak indítása ismét az expeditor feladata volt. Amennyiben kegyelmi ügy (grationalia) volt, mondjuk egy nemesítés, az érte járó taxát a registrator hajtotta be egészen 1770-ig. A lezárt ügyek az irattárba (archívum, registra- tura) kerültek, amelynek vezetője a már említett registrator volt, akinek feladatai közé tartozott az iratok kivonatolása, illetve ezen kivonatok lajstromba történő bevezetése. Az iratokat egyelőre nem ügyiratonként kezelték, hanem az iratot létre
