Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
4.2. Iratkezelés a polgári kor előtt ■ 357 4.2. IRATKEZELÉS A POLGÁRI KOR ELŐTT ■ FAZEKAS ISTVÁN 4.2.1. Iratkezelés a központi kormányszerveknél 4.2.1.1. IRATKEZELÉS A KÖZÉPKORI KIRÁLYI UDVARBAN, A KIRÁLYI KANCELLÁRIÁN Noha már első királyunk, I. (Szent) István korából maradtak ránk, még ha nem is eredeti formájukban, oklevelek, az írásbeli ügyintézés szélesebb körű elterjedésére még közel kétszáz évet kellett várni. A Bizáncban nevelkedett III. Béla király uralkodása hozta meg ezen a téren a fordulatot, aki fontosnak tartotta, hogy az udvarában tárgyalt ügyekről írásbeli dokumentumok, oklevelek készüljenek. Az írásbeli ügyintézés a kancellár vezetése alatt álló királyi kancellária feladata volt, amelynek feladatai és szervezete az ország fejlődésével párhuzamosan alakult, gyarapodott. A XV. század végére az alábbi gyakorlat formálódott ki. Az eljárást kérő felek írásbeli kérvénnyel fordultak az uralkodóhoz, a kérvényt a kancellárián nyújtották be, ahol az ügyet előkészítették, így került az uralkodó, illetve a Királyi Tanács elé, ahol az ügyben döntöttek. E döntés értelmében készítette azután a kancellária személyzete, a kijelölt jegyző vagy fogalmazó az oklevél fogalmazványát. A fogalmazvány maga lehetett rövid, csak a legfontosabb részeket tartalmazó szöveg, de lehetett teljes szövegű fogalmazvány is. Ez utóbbiakat a XIV. századtól kezdve külön kötetekbe, az ún. királyi könyvekbe (Libri regii) másolták, ily módon lehetőség kínálkozott arra, hogy az eredeti oklevél pusztulása vagy elkallódása esetén másolatot adjanak ki róla. A fogalmazvány elkészítését formulákat tartalmazó segédkönyvek, formuláriumok segítették. Ez lehetővé tette azt is, hogy azonos ügyben azonos típusú elintézés szülessen, ami a jogi helyzet letisztulását is segítette. Az elkészült fogalmazványt az oklevél kiadója, illetve megbízottja, a XV. században leginkább már a kancellária titkára ellenőrizte és hagyta jóvá. A bonyolultabb oklevelek fogalmazása a kora újkori gyakorlatból kiindulva, minden bizonnyal a titkárok feladata volt. Ezután került sor az oklevél kiállítására, amelyet a kiadó pecsétjével, a XV. század végétől kezdve már aláírásával is hitelesített. A megpecsé- telés után következett az illeték kirovása és behajtása, majd az oklevelet bevezették a regisztrumba, és átadták a kedvezményezettnek. A kancelláriában az Anjouk óta vezettek regisztrumokat, 1365 óta az egyes oklevelek hátán is olvasható az Rm, később az R'a feljegyzés, a XV. századtól pedig már az ügymenetre utaló jegyzetek is találhatók a hátlapon, például hogy ki járt el az ügyben (ad relationem...), a század végétől pedig már azt is feltüntették, hogy az említett királyi könyvek melyik kötetébe és melyik oldalára vezették be. A kancellária iratait a XV. századtól a budai tárnoki házban őrizték. Egyes részei valószínűleg csak a visszafoglaló háborúk idején pusztultak el. Hogy rendszerezték-e, vagy miképpen rendszerezték a kancellária iratait, erre vonatkozóan nem rendelkezünk adatokkal.
