Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
356 ■ 4. Irattan és iratkezelés Már a születés pillanatát követően „megszületik” az első személyes irat is, a születési anyakönyvi kivonat. A házasságkötés és a halálozás ténye is anyakönyvi kivonat formájában kerül a családi irattárba. Születés után nemsokára rendelkeznünk kell társadalombiztosítási azonosítókártyával (TAJ-kártya), lakcímkártyával és adókártyával is. A kórházban töltött időhöz köthetően rendelkezünk leletekkel, orvosi zárójelentésekkel, majd a háziorvos által felírt receptekkel, igazolásokkal. A gyermeket sokáig kíséri a védőoltásokat és más orvosi feljegyzéseket tartalmazó egészségügyi könyv (oltási könyv). Ingatlan eladása, vásárlása, cseréje esetén ügyvédi ellenjegyzéssel ellátott szerződéssel kell rendelkeznünk, kisebb értékű ingóságok adásvétele esetén elegendő két tanú aláírásával ellátott szerződés. Az ingatlan-adásvétel elengedhetetlen tartozéka a Földhivataltól beszerzett tulajdonilap-másolat. Az otthoni „okmánytár” legbecsesebb darabjai a személyi igazolvány, útlevél, iskolai bizonyítvány, diploma, jogosítvány, tulajdonjog és munkaviszony igazolására alkalmas iratok. Adófizető állampolgárként az adó megállapításának elévüléséig, azaz 5 évig kell megőrizni a magánszemélynek az adóbevallását, illetve mindazon bizonylatokat, amelyek az adóbevallás alátámasztására szolgálnak. Ma már szinte mindenki kapcsolatba kerül egy vagy több pénzintézettel, amelyektől számlakivonatokat, egyenlegértesítőket kap, rosszabb esetben fizetési felszólításokat. A közüzemek rendszeresen küldik a fogyasztói számlákat. Az eddig felsorolt hivatalos iratok mellett a személyes levelezés is a személyes irattár része, ami lehet képeslap, levelezőlap vagy klasszikus levél. Az informatika és az internet térhódításával a klasszikus, kézzel vagy géppel írt levél egyre inkább háttérbe szorul, kiszorítja az e-mail, az sms és más elektronikus formák. Természetesen ezek is iratnak tekintendők, de tárolásuk, megőrzésük már egy másik világba vezet. Lassan eltűnik személyes irataink közül a távirat is, míg 1992-ben 8 millió, addig 2005-ben már csak 440 ezer táviratot vitt ki a posta, és ezek jelentős hányada dísz- vagy gyásztávirat volt. A régebbi koroknál talán kevesebben, de ma is vannak, akik írnak naplót (bár ezek jelentős hányada blog formájában az interneten jelenik meg) és vezetnek emlékkönyvet. Személyes irattárba tartozó irat a végrendelet is, bár ennek csak a magánvégrendelet formája magánokirat, a közjegyző előtt tett közvégrendelet közokirat. Csak rövid ideje jelentkező irattípus az oklevélmelléklet, amelyet külföldi munkavállaláshoz, tanuláshoz ad ki a magánszemély részére a képző intézmény. Az említetteken kívül az élet sok más területén keletkező iratok képezhetik a személyes irattár anyagát, amely kiegészülhet még egy családi vállalkozás iratanyagával, birtokigazgatási iratokkal is és az élet egyéb területén keletkező irattípusokkal is.
