Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

4. Irattan és iratkezelés

4.1. Az irattanról általában ■ 355

azok a feljegyzések, amelyek egyetlen ügyben, egyetlen alkalommal készültek (tanúkihallgatási jegyzőkönyv, választási jegyzőkönyv stb.).

Az ügykezelési iratok az iratok gondozásával kapcsolatos iratok: sorkönyv, postakönyvek, előadókönyvek, ívek stb.

Nincs éles határ az írásbeli ügyvitel és ügykezelés között, a gyakorlatban ezek elkülönítése teljesen fölösleges, így például az iktató- és a mutatókönyv mindkét kategóriába besorolható.

4.1.2.9. AZ IRATOK ÉRTÉKE ALAPJÁN TÖRTÉNŐ CSOPORTOSÍTÁS

Az iratok a bennük foglalt adatok értéke alapján két nagy csoportba sorolhatók. Egyrészt maradandó (korábbi megfogalmazás alapján történeti) értékű iratok, másrészt ilyen értékkel nem rendelkező, de az adott szerv működését biztosító ügyviteli értékű iratok lehetnek.

Maradandó értékű az az irat, amely a társadalmi, gazdasági, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatokat tartalmaz.

Ügyviteli értékű az az irat, amely az adott szerv folyamatos működéséhez nélkülözhetetlen. (Értelemszerűen: a maradandó értékű iratok egy ideig - életciklusuk elején - ügyviteli értékkel is bírnak.) Az ügyviteli iratok egy része tartósan megőrzi ezt a jellegét, és állandó használatra a létrehozó szervnél marad (például alapító okirat, ingatlan-nyilvántartás). Az irattári iratok egy harmadik csoportját képezik azok, amelyek bizonyos idő elteltével ügyviteli szempontból is értéküket vesztik, kiselejtezhetővé válnak. Az iratok őrzési, selejtezhetőségi idejét az adott szerv irattári terve tartalmazza. A megsemmisítésre váró iratok a selejtiratok.

A maradandó érték fogalma nem állandó, függ a kortól, a gazdasági-társadalmi berendezkedéstől egyaránt. Míg az 1950-es években a polgári kori, egyházi iratok jelentős része csupán papírgyűjtési adalékul szolgált, addig ma az ezekből megmaradt iratok a történeti kutatások nélkülözhetetlen forrásbázisát képezik. A pártállami időszakban keletkezett irattári tervek az újítási iratokat kivétel nélkül maradandó értékűnek minősítették, mára a levéltárak iratértékelési gyakorlata sok esetben ezzel ellentétes.

4.1.3. A hétköznapi élet iratai

Az ember életét születéstől a halálig végigkísérik a különféle iratok. Ezek lehetnek személyes iratok, levelezések vagy hivatalos tárgyú iratok, oktatási intézményekkel, munkaadókkal, szolgáltatókkal folytatott levelezések.