Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
4. Irattan és iratkezelés
354 ■ 4. Irattan és iratkezelés A szöveghű másolat az eredeti irat szövegét adja vissza, a formáját nem. Ez készülhet kézírással, gépírással vagy más eszközzel. Ennek egyik válfaja a betűhív másolat, amely a másolt irat szövegét minden változtatás nélkül adja vissza. A teljes másolat a másolt irat szövegét kihagyás nélkül rögzíti; a kivonatos másolat viszont a lemásolt iratnak csak egyes részeit tartalmazza. Az egyszerű másolaton nincs hitelesítés. A hiteles másolaton viszont hitelesítési záradék szerepel, amelyben az arra illetékes szerv vagy személy azt bizonyítja, hogy a másolat milyen, hol található iratról, milyen eszközzel készült, mennyire egyezik a lemásolt irattal. Kivonatos másolat esetében azt is feltünteti, hogy milyen terjedelmű a kivonat, az eredetinek mely részeit tartalmazza. Ez alatt szerepel a keltezés, az aláírás és a hitelesítő szerv bélyegzőlenyomata. Kiállíthatnak hiteles másolatot egyszerűbb formában is, amikor gyakran mindössze azt írják rá, hogy „A másolat hiteles”, és dá- tumozzák, aláírják, lebélyegzik. Okmányok hitelesítését hivatalból 1874 óta hazánkban közjegyzők végzik. Az egykorú másolatok általában elsősorban ügyviteli érdekeket szolgálnak, és többnyire hitelesítettek, míg a kései másolatok egy része szintén ügyviteli érdekből készül, így hitelesített, míg más része tudományos, illetve más kutatási célra készült, és többnyire egyszerű másolat. Hiteles iratnak azt tekintjük, amelyet az írt vagy íratott, akinek a nevében szól. Ez tehát általában a tisztázat vagy a fogalmazvány, de ilyennek minősül a hitelesített másolat is. A hamisítvány ezzel szemben olyan irat, amelyet nem az írt vagy íratott, akinek a nevében szól. Mind a hiteles irat, mind a hamisítvány tartalmazhat valós és valótlan adatokat. Az irattani hitelesség nem azonos a történeti hitelességgel, de a hitelesség kérdését az irattani eszközök is segíthetik eldönteni. 4.1.2.8. AZ IRATOK ÜGYVITELBEN BETÖLTÖTT FUNKCIÓJA SZERINTI OSZTÁLYOZÁS Az iratok funkciója szerint megkülönböztetünk ügyviteli iratokat és ügykezelési iratokat. Az ügyviteli iratok az érdemi ügyintézésben játszanak fontos szerepet. Ezekhez soroljuk az iktatmányt, a mellékletet, a csatolmányt, az előadóívet (ezen belül a pro domo feljegyzést, az elintézéstervezetet és a kiadmányt). Ebbe a kategóriába tartoznak a különböző leltárak, telekkönyvek, statisztikai felmérések, közvélemény-kutatások. A számadás a szerv vagy család gazdálkodásának rendben tartását, ellenőrzését szolgálta. Mai, hasonló feladatot betöltő irattípus a költségvetés és a mérlegbeszámoló. Idetartoznak még a jegyzőkönyvek (kihallgatási, tárgyalási), a nyilvántartások, régebbi korokból az összeírások (például dica- [rovásadó-] jegyzékek, dézsmajegyzékek, urbáriumok, birtokösszeírások, népesség-összeírások), az anyakönyvek, a számlák stb. A mai értelemben vett jegyzőkönyv az alkalmanként vagy rendszeresen megtartott tárgyalásokon készített irat (minisztertanácsi jegyzőkönyv, országgyűlési jegyzőkönyv, igazgatótanács-ülési jegyzőkönyv stb.). Másik csoportba sorolhatók
