Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

3. Magyar levéltártörténet, levéltári jog

3.5. Az 1995. évi levéltári törvény és egyéb fontos levéltári jogszabályok - 335

tartalmú maradandó értékű iratokat a közlevéltár a minősítés érvényességi idejének lejárta után vesz át, ennél előbb csak akkor, ha rendelkezik az őrzéshez és kezeléshez szükséges megfelelő feltételekkel.

3.5.5. A köziratok kezelésének ágazati felelőssége

A köziratok archiválási rendjét meghatározó törvényi alapelv az volt, hogy az állami, valamint a helyi önkormányzati feladatot ellátó szervek irattári anyagának maradandó értékű része valamelyik közlevéltár illetékességi körébe tartozik, és ez az intézmény nemcsak az iratok átvételére, hanem az adott szerv iratkezelésének ellenőrzésére, irattári selejtezésének levéltári szempontú jóváhagyására is jogosult. Ezen annyiban módosított a 2005. évi CXLIX. törvény, hogy - régi hiányt pótolva - a köziratok kezelésének szakmai irányítását a kormány által kijelölt miniszterre bízta, vagyis kivette a kultúráért felelős miniszter ágazati, valamint a közlevéltárak szakmai felelősségéből. (A feladat ellátását a belügyminiszter feladat- és hatásköréről szóló 150/2002. [VII. 2.] kormányrendelet a belügyminiszterhez, később jogutódjához, az önkormányzati és területfejlesztési miniszterhez telepítette, aki ezt a hatáskörét a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet útján gyakorolja - lásd a 4.6.2. és 4.6.3. pontokat is.) A fenti döntést annak belátása indokolta, hogy a közigazgatást hatékonyan segítő iratkezelés megteremtése és működtetése a tömeges iratképzés, a terjedő elektronikus ügyintézés körülményei között központilag irányított, folyamatos tevékenységet igényel. Az iratkezelés és az ügyvitel szervezésével összefüggő szabályozási, szabványosítási, fejlesztési és ellenőrzési feladatok (records management) ellátásának legfontosabb célja, hogy az iratkezelési folyamatok kezelhetőségét új, hatékony, ugyanakkor költségkímélő eljárások és módszerek kidolgozásával és bevezetésével biztosítsa. Mivel már korábban bebizonyosodott, hogy ehhez az átfogó feladathoz a levéltárak a szükséges szakmai, jogi és technikai feltételrendszerrel egyáltalán nem rendelkeznek, az iratkezelés kormányzati szinten megszervezett irányítására és ellenőrzésére pedig számos nyugat-európai ország mutatott több évtizedes példát, a változtatás indokoltsága nehezen vitatható. A közlevéltáraknak a nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében végzett, a közfeladatot ellátó szerv iratainak védelmére és iratkezelésének rendjére kiterjedő ellenőrzési jogosultsága változatlanul megmaradt.

Ezzel párhuzamosan a levéltári törvény felhatalmazást adott a kormánynak, hogy rendeletben állapítsa meg a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeit. Ezt végezte el a 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet, amely az ügyviteli és ügyintézési technika módosulásának tapasztalható irányait figyelembe véve mind a hagyományos (papíralapú), mind az elektronikus iratkezelés esetén használható jogi szabályrendszert kívánt létrehozni. Ebben megfogalmazódtak a papíralapú és az elektronikus köziratok kezelésével szemben támasztott egységes követelmények, valamint a központi államigazgatási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzatai végrehajtásának