Békény István: Az irattáros munkája (jegyzet az állami levéltárak által tartandó irattárosképző tanfolyamok hallgatói számára) (Budapest, 1962)

IV. Az iratok ügyviteli felhasználásának biztosítása

ját képező eleme, maga az ügy is lényegesen megváltozik* Hányszor fordult már elő az, hogy pld* egy szabályszerűnek látszó kiküldetési ügyből, hosszabb rövidebb idő elteltével kitüntetési, vagy fegyelmi ügy lett* Hogy mennyi az az idő, melynek elteltével véglegesen lezártaknak tekinthetjük valamely szerv bizonyos fajtájú üg/eit, s az azokra vonatkozó iratok rendszerezését most már nyugodtas elkezdhetjük, lehetetlen pontosan és egységesen meghatározni* Az időpont meghatározásánál egyedül a sok évi tapasztalat nyújt némi eligazítást* Általában az iratok keletkezésének, beérkezésének éve utáni 2-3-ik, esetleg 5-ik évét szokás olyannak tekinteni, amikor az iratokban tárgyalt ügyek javarésze végleg lezárult s az iratok tárgyi rendszerezése a napi ügyvitelben már semmiféle zavart, fennakadást nem okoz, másik oldalról viszont a rendszerezésből levonható tapasztalatok kielemzése és értékesítése tovább már nem halogatható* A rendszerezés szabályai Az iratoknak egyik, vagy másik rendszerezési egységbe /osztályba, alosztályba stb*/ való besorolását kizárólag az iratokban tárgyalt ügyek tárgyköre határozza meg* ?gy-egy osztályba tehát csak azok az iratok kerülhetnek, amelyek tárgya azonos, vagy rokontermészetű* 4 tárgyi osztályozás rendszere a szerv szervezeti felépítését követheti, de az utóbbi gyakrabban változván, a rendszeresésnél mégsem az iratokat létrehozó, az ügyet annakidején intéző szervezeti egység azonossága, vagy különbözősége a döntő, hanem az iratok tárgya kell játssza a döntő szerepet* Az irattár összes iratait a szerv funkcióinak, ügyköreinek, feladatainak, más szóval iratai tárgyköreinek megfelelően előbb aagyobbj majd egyre kisebb és kisebb tartalmú egyséigekbe kell beosztani* Ennek megfelelően a rendszerezés során előbb az irattár legnagyobb, legtöbb iratot tartalmazó osztályait kell kialakítani s az ezek részeit képező kisebb egységek, alosztályok kialakításához csak ezután kell hozzákezdeni, A rendszerezést addig kell folytatni, mig egy-egy egységbe /alosztályba, alcsoportba/ sorolandó iratok mennyisége általában legfeljebb 2-3oo lapra csökken* Ennél,kisebb alosz-